Wat is een UBL-factuur?

Een UBL-factuur is een factuur in Universal Business Language, dit is een digitale taal waarin documenten kunnen worden opgesteld. Een UBL-factuur wordt ook wel een e-factuur genoemd. Deze digitale factuur volgt een serie afspraken om het document in XML-formaat op te stellen. 

XML staat voor Exstensible Markup Language en wordt gebruikt om data over te zetten, op te halen en te exporteren. Voor de duidelijkheid is hieronder een XML-code te zien van een website. 

XML is zowel leesbaar voor een machine als voor een mens. Dit maakt het geschikt als formaat voor facturen. Een programma kan het lezen en een mens kan het indien gewenst nalezen. 

Doordat het bestand in XML-formaat wordt opgesteld kan het bestand gemakkelijk foutloos worden ingeladen in een boekhoudprogramma of ander financieel systeem. Hierdoor zijn handmatige invoeringen en controles niet meer nodig. 

Is een UBL-factuur verplicht?

Sinds 2019 is het voor alle leveranciers verplicht om e-facturen te sturen naar de overheid. Deze facturen moeten via het Europese Peppol netwerk verstuurd worden onder speciale overheidsidentificatienummers, oftewel OIN-nummers. 

Verschillende boekhoudprogramma’s, zoals e-Boekhouden, bieden de mogelijkheid om gemakkelijk UBL-facturen op te stellen en te versturen. 

Wat zijn de voordelen van UBL-facturen?

Het grote voordeel van UBL-facturen is dat ze altijd volgens dezelfde volgorde worden opgesteld. Dit gebeurt automatisch, foutloos en snel. Het is daarom ook niet voor niets dat de Rijksoverheid voorkeur geeft aan dit factuurformaat. De voordelen onder elkaar: 

Zeer accuraat: de data op de factuur wordt automatisch herkend en wordt foutloos verwerkt. Hierdoor is het niet mogelijk om fouten te maken. 

Snellere betaling: e-facturen zoals UBL-facturen worden veel sneller betaald. Normaal gesproken duurt het 20-30 dagen dat een factuur wordt betaald, bij een UBL-factuur is dit vaak veel eerder.

Vertrouwen: klanten en leveranciers weten dat een UBL-factuur volledig is en van een vertrouwde afzender komt. Dit zorgt voor een betere ervaring. 

Geen handmatige verwerking: er hoeft niks meer met de hand gecontroleerd te worden, aangezien alles volledig automatisch wordt ingevoerd. Dit bespaart tijd en dus geld. 

Een belangrijke voorwaarde voor het versturen van UBL-facturen is dat zowel de leverancier als de klant een systeem hebben die de verzending en verwerking van UBL-facturen ondersteunen. Dit is namelijk nog lang niet bij alle bedrijven het geval. 

Gelukkig hebben de meer moderne administratieve systemen wel deze mogelijkheid. Het is simpelweg een kwestie van tijd voordat elke factuur een UBL-factuur wordt. 

De verschillende soorten

Er zijn verschillende soorten UBL-facturen. De standaarden worden constant verbeterd om de toepasbaarheid en bruikbaarheid van UBL-facturen te vergroten. UBL 2.0 is de meest standaard formaat van een UBL-factuur en is door Nederland en België verkozen tot de standaard wat betreft elektronische facturatie.

Even later kwam UBL 2.1 met andere specificaties. Hierin kunnen 2.000 elementen voorkomen in tegen stelling tot de iets meer dan 1.000 bij de UBL 2.0. Daarnaast heb je ook nog een SimplerInvoicing UBL, oftewel SI-UBL. Dit is een factuur met een deelverzameling van de gehele UBL-specificaties en bevat meer dan 2.400 elementen.

SimplerInvoicing was de organisatie die de toegang tot het Europese Peppolnetwerk reguleerde. Zij maakte het mogelijk om inkoopdocumenten, waaronder e-facturen, uit te wisselen. Op 1 januari 2021 is dit overgenomen door de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa). De NPa let er op dat afspraken binnen het netwerk worden nagekomen.

Zo kan je een UBL-factuur opmaken en versturen

De meeste online boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om dit binnen je pakket te doen. De UBL-factuur wordt dan als XML-bestand meegestuurd in de bijlage. Het is alleen wel belangrijk om goed te kijken of deze functie geactiveerd staat. Bij sommige boekhoudprogramma’s staat dit namelijk uitgeschakeld. Weet je het niet zeker? Vraag dan even de helpdesk van jouw programma.

Een veelgebruikt boekhoudprogramma in Nederland is e-Boekhouden. Zij maken het mogelijk om UBL-facturen te sturen via hun partner econnect. Dit zit in het boekhoudprogramma geïntegreerd. Econnect stuurt vervolgens via Peppol de UBL-factuur naar het juiste adres toe. 

Zo stel je gemakkelijk facturen op in het juiste formaat en weet je zeker dat ze goed worden ontvangen.