Het komt helaas vaak voor dat een klant niet binnen de betalingstermijn van je factuur betaalt. Dit kan vervelende gevolgen hebben voor de boekhouding van je onderneming en het kost je tijd en energie om dit overzichtelijk bij te houden en er achteraan te gaan. Als je liever helemaal niet meer te maken hebt met betalingstermijnen en het risico op wanbetaling, kan je factoring overwegen.
Bij factoring verkoop je jouw facturen aan een factoringbedrijf dat jou direct betaalt en zelf op de betalingstermijn en de klant wacht. Je loopt zelf zo geen financieel risico meer op dit gebied. Als je toch besluit zelf de facturering te blijven regelen voor je onderneming, lees je hieronder wat je kan doen in het geval dat je klant de factuur niet betaalt.
De eerste informele stappen
Voordat je een aanmaning stuurt zijn er wat stappen die je kan ondernemen. Een aanmaning kost energie en tijd, dus het is fijn om dit te voorkomen door eerst andere zaken te proberen om je klant te laten betalen. Als het wel op aanmaning aankomt, kan je altijd nog kiezen voor creditmanagement. Het verstandigst is vaak om de klant allereerst te bellen.
Dit is een manier van contact waarbij je direct de klant spreekt en zeker weet dat de boodschap aankomt. Je kan dan ook meteen vragen waarom er nog niet is betaald en je krijgt zo het meest heldere beeld bij de situatie. Als de relatie met je klant niet zodanig is dat je kan bellen, kun je ook een e-mail of brief versturen.
Dit is niet hetzelfde als een formele betalingsherinnering, het is enkel een boodschap waarin je navraagt of de dienst of het product wel juist was en of de klant vindt dat de factuur klopt. Eventueel vraag je hierin ook waarom de betaling nog niet is voldaan als dit past bij de relatie die je met je klant hebt.
Latere formele stappen
Wanneer de factuur niet is betaald binnen de aangegeven termijn, kan je een betalingsherinnering sturen via jouw factuurprogramma. Dit is een vriendelijke boodschap waarin je de klant eraan herinnerd dat de factuur nog betaald moet worden en om welke diensten of producten het gaat. Je kan hierin ook aangeven dat je zal starten met rente als de klant niet betaalt.
Dit kan alleen volgens de wettelijk vastgelegde regels omtrent rente. Wanneer de klant alsnog niet betaalt is het tijd voor een aanmaning. Wanneer je klant een particuliere consument is, ben je hiertoe verplicht en moet je de eerste aanmaning kosteloos versturen. Dit is hetzelfde als een betalingsherinnering. Als de klant in kwestie een bedrijf betreft hoeft dit niet en moet je de procedure volgen voor incasso die je hebt vastgelegd in de algemene voorwaarden van je bedrijf.
Wanbetaling voorkomen
Het prettigst is natuurlijk om wanbetaling in zijn geheel te voorkomen. Dit kan middels credit management, waarbij je debiteurenbeheer gedeeltelijk of in zijn totaliteit uitbesteedt aan een derde partij. Deze partij betreft een bedrijf dat specialistische kennis bezit en het aanmaningsproces gedeeltelijk of helemaal kan overnemen voor jouw onderneming.
Bekijk onderstaande pagina's en ontdek de mogelijkheden!
Voor je administratie Voor je bedrijfsvoering
0 reacties