Wettelijke betalingstermijn zzp, wat is de betaaltermijn op een factuur?

Je doet als ondernemer natuurlijk altijd goed je best om een zo’n goed mogelijke product of dienst af te leveren. Als iedereen tevreden is, stuur jij een factuur om betaald te krijgen. Helaas gaat het op dit moment vaak mis. Er zijn veel ondernemers die veel te lang moeten wachten op hun betaling. Dat roept de vraag op wat de wettelijke betalingstermijn voor zzp is en hoe je je geld zo snel mogelijk kunt krijgen. We behandelen het in dit artikel.

Wat is de wettelijke betalingstermijn?

De wettelijke betalingstermijn is flexibel. Je kunt met je klant afspraken maken over de termijn waarop betaald moet worden. Hierbij is het belangrijk dat dit niet langer dan 60 dagen is tenzij je kunt aangeven dat dit voor beide partijen beter is.

Als je geen termijn afspreekt gaat de wet standaard uit van een betalingstermijn van 30 dagen. Binnen deze termijn zou de klant de factuur moeten betalen. Het is verstandig om daarom een duidelijke betalingstermijn op je factuur te zetten en deze ook op te nemen in de algemene voorwaarden. Zo komen jij en je klant niet voor vervelende verrassingen te staan.

Hou er overigens wel rekening mee dat je betalingstermijn wel realistisch moet zijn. Een betaling binnen een dag uitschrijven aan het einde van de week is niet haalbaar. Wij houden altijd 14 dagen aan op de factuur, maar dit is afhankelijk van je bedrijf.

Via een boekhoudprogramma kun je deze betalingstermijn één keer instellen en vervolgens komt het automatisch op de facturen te staan die je uitschrijft. Een geschikt boekhoudprogramma kun je hier vergelijken.

Betalingstermijn niet gehaald?

Ondernemers komen regelmatig in de problemen door niet betaalde facturen. Sterker nog, het is een belangrijke reden dat bedrijven failliet gaan. Uit onderzoek (2017) blijkt namelijk dat de gemiddelde factuur pas na 41,5 dagen betaald wordt. Dit is erg vervelend voor de ondernemer die op het geld zit te wachten.

Dingen als personeelskosten, de huur van je kantoor en eventueel inkoop van goederen heb je in de tussentijd zelf voorgeschoten. Betalen al je klanten te laat? Dan moet je wel een grote buffer hebben om dit op te vangen. Liquiditeitsproblemen liggen in dit geval snel op de loer en zorgen voor veel problemen bij ondernemers die zelf keurig de diensten en producten geleverd hebben.

Wat kun je doen om wanbetaling te voorkomen?

Het eerste en het belangrijkste wat je kunt doen om problemen met wanbetalers te voorkomen is het schrijven van een duidelijke factuur. Je moet natuurlijk aan de wettelijke eisen voldoen en het moet er bovendien allemaal duidelijk op staan zodat er geen twijfel kan ontstaan over de betalingstermijn, het bedrag en dat soort zaken. 

Je kunt in dit artikel meer lezen over het maken van een factuur. Hier vind je een factuur voorbeeld. In het kort zijn dit de zaken die er in ieder geval op moeten staan:

• Je betalingstermijn
• Het totale bedrag van de factuur
• De volledige bedrijfsgegevens van jou en de klant
• De datum waarop de factuur is geschreven (vanaf hier gaat de betalingstermijn in)
• Duidelijke specificatie van de geleverde producten of diensten

Het opdelen van de factuur

Een goede tip die we je mee kunnen geven is het opdelen van de factuur. Gaat het om een relatief klein bedrag dan valt het mee, maar als we het hebben over een grote verbouwing die meerdere maanden nodig heeft is dit anders.

Als jij een factuur van € 30.000 uitschrijft voor een klus van 4 maanden is het verstandiger om dit op te delen in 4 keer een factuur van € 7.500. Zo hoeft je klant niet ineens een groot bedrag te betalen en hoef jij niet vier maanden dat geld voor te schieten. Eigenlijk een win-win voor beide partijen. Zorg dat je dit eerst wel duidelijk overlegt met je klant en het duidelijk op de offerte schrijft.

Betalingstermijn zzp tips

Het mag duidelijk zijn dat het niet betaald krijgen van je factuur catastrofaal kan zijn. We hebben daarom hieronder enkele tips die je hopelijk helpen iedere factuur op tijd betaald te krijgen:

• Maak duidelijke afspraken met je klant
• Plaats je standaard betalingstermijn in de algemene voorwaarden
• Zorg ervoor dat je klant de termijn ziet en hiervoor tekent
• Hanteer een betalingstermijn van 14 dagen (en hou 30 dagen in je achterhoofd als uiterlijk maximum)
• Zorg voor een automatische betalingsherinnering. Dit kan gemakkelijk via boekhoudprogramma’s zoals e-Boekhouden

Betalingstermijn verlopen, wat nu?

Lijkt het erop dat je klant niet heeft betaald? Dan moet je helaas zelf achter je geld aan. Hierbij is het belangrijk dat je het eerst op een gemoedelijke manier aan de kaak stelt. Een boze klant gaat er niet sneller om betalen.

De eerste stap (1) is een herinnering sturen. Een automatische betalingsherinnering is al erg nuttig. Vaak zie je dat mensen het gewoon vergeten zijn. Ze zullen het alsnog binnen enkele dagen betalen. 

Persoonlijk contact (2) kan ook goed helpen. Je hebt immers de producten of dienst al geleverd en hierbij contact gehad. Even bellen en vriendelijk verzoeken om de factuur tegen het einde van de week te betalen is voor veel wanbetalers reden om toch maar naar de beurs te grijpen.

De laatste waarschuwing (3) oftewel een aanmaning is de laatste herinnering die je volgens de wet moet sturen. Je wacht al tijden op je geld en dit mag niet. Tijdens deze aanmaning verzoek je de klant voor het laatst vriendelijk doch dringend om als de sodemieter de factuur te betalen. Wordt hier niet op gereageerd en ontvang je je geld nog steeds niet? Dan zijn de komende incassokosten ook voor je klant.

Incasso (4). Absoluut niet het leukste om te doen, maar wel heel belangrijk om toch de centen los te krijgen van een wanbetaler. Een incassobureau kan flink wat schrik brengen in het proces en hopelijk snel voor de nodige centen zorgen. Lukt dit nog steeds niet? Dan moet je denken aan een rechtszaak. 

Het is erg vervelend om je factuur niet betaald te krijgen. Helemaal als je je met volle overgave hebt ingezet om een goed product of een goede dienst af te leveren. Het niet betaald krijgen voor je werk kan daarom ook als een schop tegen de schenen voelen. Het is belangrijk om het toch zakelijk op te lossen zoals hierboven aangegeven. Maak niet de fout om zelf voor incasso te spelen en hier nog meer problemen op de hals te halen. 

Gelukkig valt het in de meeste gevallen mee. Zolang je goed werkt levert en duidelijke afspraken maakt met je klanten is er weinig reden om een factuur niet te betalen. Toch is het goed om veel duidelijkheid te scheppen met de wettelijke betalingstermijn om het de wanbetalers moeilijk te maken.