Maak je zakelijke kilometers? Dan is het belangrijk om dit goed bij te houden. Met een kilometerregistratie, ook wel rittenregistratie genoemd, kan je namelijk aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden met de bedrijfsauto. Zo voorkom je dat je bijtelling moet betalen. Alle informatie die je nodig hebt voor een goede kilometerregistratie vind je hier.
Wat is kilometerregistratie en waarom is het belangrijk?Â
Een rittenregistratie is een overzicht waarin je alle gereden kilometers die per kalenderjaar met een bedrijfsauto gereden worden bijhoudt. Op deze manier kan je aantonen dat je op jaarbasis niet meer dan de toegestane 500 privékilometers hebt gereden.
Hierbij is het van belang dat je dit goed bijhoudt om boetes van de belastingdienst te voorkomen. Rijd je meer dan 500 privékilometers, dan betaal je bijtelling. Hoe dit werkt en hoeveel je moet betalen behandelen we later in dit artikel.
Het registreren van je kilometers kan op twee manieren:
1. Vereenvoudigde rittenregistratie
Een vereenvoudigde rittenregistratie volstaat als bewijs voor de Belastingdienst wanneer je een beroep hebt waardoor je veel zakelijke kilometers rijdt, zoals rij-instructeurs.
Hierbij registreer je zakelijke kilometers op dagbasis en combineer je dit met zakelijke adressen in je administratie. In deze situatie hoef je niet per rit de begin- en eind standkilometerstand vast te leggen, maar mag je per werkdag een totaal aantal zakelijke kilometers bijhouden.
Wel is de voorwaarde hierbij dat de zakelijke bestemmingen goed gedocumenteerd moeten zijn en het privégebruik duidelijk onder de toegestane 500 kilometer blijft.
2. Sluitende rittenregistratie
Als een auto alleen voor zakelijke doeleinden wordt gebruikt, is het verstandig om een sluitende rittenregistratie bij te houden. Dit is een meer gedetailleerde registratie waarin de begin- en eindstand van de rit duidelijke wordt genoteerd. De volgende zakelijke rit moet dezelfde beginstand hebben als de eindstand van de vorige rit.Â
Waar moet een goede kilometerregistratie aan voldoen?
Een goede en complete ritten registratie bestaat volgens de Belastingdienst uit de volgende onderdelen:
✅ Het merk van de auto
✅ Het type auto
✅ Het kentekenÂ
✅ De periode waarin de auto is gebruikt
✅ De gegevens van de rit
Daarnaast vermeld je ook:
✅ De datumÂ
✅ Begin- en eindstand van de kilometerteller
✅ Vertrek- en aankomstadres. Als je vanaf het werkadres naar een afspraak rijdt en dan weer terug, telt dit als twee ritten
✅ De gereden route
✅ Of het een privé of zakelijke rit is
✅ De privé-omrijkilometers als tijdens een rit zowel zakelijke als privékilometers worden gereden.
Is ritten registratie verplicht?
Nee, het registreren van je kilometers is niet verplicht. Geen kilometerregistratie bijhouden is dus ook een optie. Echter, als je aan de Belastingdienst wil bewijzen dat er minder dan 500 kilometer per jaar privé is gereden, is het wel noodzakelijk.Â
Als je een auto van de zaak krijgt is het wel verplicht om een km registratie bij te houden. Dit helpt de Belastingdienst namelijk om te bepalen of er wel of geen bijtelling betaald moet worden.Â
Zo voorkom je een boete van de BelastingdienstÂ
Om fiscale bijtelling te voorkomen is het voor iemand die een auto van de zaak rijdt verplicht om zijn of haar ritten te registreren. Ook als er privé met de auto wordt gereden is het belangrijk dat de Belastingdienst dit ergens kan zien. Er moet namelijk bijtelling betaald worden als er per jaar meer dan 500 kilometer privé wordt gereden met de auto.
Door je ritten goed te registreren en hierbij te voldoen aan alle eisen van de Belastingdienst zorg je ervoor dat je aan alle verantwoording voldoet. Dit is belangrijk, want een foutieve of niet volledige registratie kan door de Belastingdienst worden bestraft met een verzuim boete die kan oplopen tot € 5.514.
5 manieren om slim je kilometers te registreren
Het moge nu wel duidelijk zijn dat het belangrijk is om je zakelijke kilometers goed te registreren, maar hoe doe je dit? Dit kan zowel handmatig of automatisch. Een handmatige kilometerregistratie kan bijgehouden worden in Excel, maar dit is eigenlijk niet goed te doen. Dit wordt al snel onoverzichtelijk en het is makkelijk om fouten te maken, waardoor de kans op een verzuimboete wordt vergroot.
Er zijn gelukkig nog veel andere manieren om je rittenadministratie goed te doen. Hieronder een overzicht van zowel automatische als handmatige mogelijkheden.
1. Boekhoudprogramma
Onze persoonlijke favoriet is om kilometers bij te houden via een boekhoudprogramma. Dit biedt ons de mogelijkheid om de rittenregistratie direct te koppelen aan de rest van de administratie en een compleet overzicht te hebben. Door je auto(s) te koppelen met het rittenregistratiesysteem worden de gegevens automatisch in het boekhoudprogramma geregistreerd.
2. Kilometerregistratie app
De tweede mogelijkheid is om gebruik te maken van een rittenregistratie app voor op je telefoon. Dit maakt het registreren van ritten supermakkelijk en toegankelijk. Veel boekhoudprogramma’s bieden een optie om het programma als een app te gebruiken, maar er zijn ook aparte ritregistratie apps die je hiervoor kan gebruiken. Zo houd je makkelijk een automatische km registratie bij. Wij gebruiken hiervoor de kilometerregistratie app van e-Boekhouden.
3. Rittenregistratie kastje
Ook kan je gebruik maken van een zogeheten black box of rittenregistratiesysteem. Dit is een klein km registratie kastje die in de auto geplaatst wordt om alle gegevens van de rit te verzamelen. Het registreert automatisch alle ritten, wat erg handig is, maar je moet er wel goed op letten dat de informatie en het systeem voldoet aan alle registratie-eisen om boetes te voorkomen. Dit kan je controleren via het keurmerk ritregistratiesysteem (RSS).Â
4. kilometer registratie Excel
We noemden net al even dat het niet heel handig is om handmatig alle ritten bij te houden, omdat dit al snel onoverzichtelijk en foutgevoelig kan zijn. Toch geven veel ondernemers toch de voorkeur aan een rittenregistratie in Excel, omdat ze dit zelf onder controle hebben. Hiervoor is het erg belangrijk dat je een overzichtelijk km registratie formulier gebruikt, waar in ieder geval de volgende gegevens in staan:
- Datum van de rit
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Vertrek- en aankomstadres
- Doeleinde van de rit (zakelijk of privé)
- Nummer van de rit
Wil jij zelf makkelijk je kilometers bijhouden? Download hier een compleet rittenregistratie formulier!
5. Schriftelijk
Een andere manier om de ritten handmatig bij te houden is via een km registratie formulier of boekje. Deze liggen vaak in de auto en kunnen daardoor makkelijk voor en na de rit ingevuld worden. Bij deze manier van registratie komt het echter neer op het vertrouwen dat je hebt in hoe zorgvuldig dit wordt uitgevoerd door je werknemers. Als het een keer wordt vergeten of er een verkeerde stand wordt ingevoerd, kan dit al snel negatieve gevolgen hebben. Beter is het dan om in Excel of via een automatisch systeem de ritten bij te houden.
Wanneer moet je bijtelling betalen?
Bijtelling is een vast percentage van de nieuwwaarde van een zakelijke auto dat bij je belastbare inkomen wordt opgeteld als de auto ook privé gebruikt. Rij je minder dan 500 privékilometers per jaar? Dan hoef je geen bijtelling te betalen. Om dit aan te kunnen tonen vraagt de Belastingdienst dan wel om een sluitende rittenregistratie.
Rij je meer dan 500 privékilometers per jaar? Dan betaal je wel bijtelling. Dit zijn de fiscale kosten die je betaalt voor het privégebruik van een auto voor de zaak. De bijtelling is een percentage van de nieuwwaarde van de auto waar je inkomstenbelasting over moet betalen. Om te berekenen hoeveel bijtelling je netto betaalt, vermenigvuldig je de bijtelling met het tarief van de inkomstenbelasting dat voor jou van toepassing is.
Bijtelling berekenen
Om een goede berekening te maken van de hoeveelheid bijtelling die je moet betalen kan je de gegevens uit onderstaande tabel gebruiken. Laten we voor dit voorbeeld even aannemen dat je een auto van de zaak hebt die een nieuwwaarde heeft van € 50.000 met een bijtelling van 22%. De bijtelling is dan 22% van 50.000 is € 11.000 per jaar.
Om te berekenen hoeveel bijtelling je per jaar moet betalen, moeten we nu de netto bijtelling vermenigvuldigen met het inkomstenbelastingpercentage dat voor jou van toepassing is. In dit voorbeeld gaan we uit de eerste schijf voor 2025 á 35,82%. De bijtelling per jaar zou in dit geval 35,82% van € 11.000 = € 3.940,20 per jaar.
Let op: Vanaf 2023 vallen alleen specifieke voertuigen zonder CO₂-uitstoot volledig binnen het 16%-tarief. Dit verlaagde tarief is van toepassing op waterstofauto’s en auto’s die volledig rijden op geïntegreerde zonnecellen.
Om in aanmerking te komen, moeten de zonnecellen minimaal een vermogen van 1 kilowattpiek hebben en mag de accu geen lood bevatten. Voor alle andere volledig emissievrije voertuigen geldt het 16%-tarief slechts tot een cataloguswaarde van € 30.000. Over het bedrag dat boven deze grens uitkomt, wordt het standaardtarief van 22% toegepast.
Zakelijke kilometers bijhouden
Het bijhouden van een kilometerregistratie is belangrijk om bij de Belastingdienst aan te kunnen tonen hoeveel kilometers je per jaar zakelijk en privé hebt gereden. Jaarlijks mag je 500 privékilometers rijden zonder hier bijtelling over te moeten betalen. Kom je hierboven? Dan betaal je bijtelling. Om dit aan te tonen is een goede rittenadministratie dus belangrijk.
Dit kan je bijhouden via een kilometerregistratie app of zelf via een rittenregistratie formulier. Zo voorkom je boetes van de Belastingdienst en houd je het geheel mooi overzichtelijk.
Software is dé manier om de productiviteit te verhogen. Het levert je veel tijd op en je maakt het jezelf gemakkelijk!
e-Boekhouden.nl - Geschikt voor beginners (eerste 15 maanden gratis)
Twinfield - Persoonlijke service en veel koppelingen
Moss - Automatisch boekhouden en OCR
0 reacties