ZZP administratie

ZZP administratie

Ben jij zzp’er of overweeg jij om zzp’er te worden? Onderschat dan vooral niet het belang van geordende administratie. Aan de hand van de volgende 5 tips heb jij binnen no-time een gestructureerde administratie.

1. Begin op tijd met bijhouden

Je zal niet de eerste zzp’er zijn die zijn administratie niet goed op orde heeft. Wij liepen hier in het begin namelijk ook tegenaan.

Toen wij begonnen met ons eerste bedrijf (Blijhuisdier.nl) hadden we ons hoofd vol van ideeën en actiepunten. Zzp administratie bungelde ergens onderaan deze lijst. We focusten ons met name op het maken van zoveel mogelijk omzet. Dit is de valkuil bij veel startende ondernemers.

Door deze grote focus op omzet sneden we onszelf op dat moment al direct in de vingers. We verkochten namelijk zowel producten tegen btw-tarieven van 9% als 21%. 

Door ons enthousiasme en tegelijkertijd onze onwetendheid kwamen we er bij de eerste omzetbelastingaangifte achter dat we geen onderscheid hadden gemaakt tussen beide btw-tarieven. Om veilig te zitten hebben we in eerste instantie alle omzet op 21% btw aangegeven. 

Gelukkig kon onze boekhouder (een kwartaal later) met behulp van handige hulpmiddelen een correctie doorvoeren. Hiermee kregen we een leuk bedrag aan teveel betaalde btw terug. 

Het moraal van het verhaal is dus; begin op tijd met een boekhouder en/of een online boekhoudprogramma. Veel kosten zijn namelijk ook nog eens fiscaal aftrekbaar.

 

Urencriterium zzp’ers

Daarnaast bestaat er ook zoiets als een urencriterium. Als je minimaal 1.225 uur per (kalender)jaar in je bedrijf steekt, heb je recht op bepaalde extra aftrekposten. Met minimaal 1.225 werkuren word je namelijk aangemerkt als ‘ondernemer’ bij de Belastingdienst.

Ook in dit geval is het dus zaak om je uren vanaf minuut 1 nauwkeurig bij te houden. Je hebt mogelijk alleen al veel uren zitten in het voorbereiden van je business en businessplan. Deze uren kan je dus ook gewoon meetellen voor het urencriterium.

Zelf maken wij voor het bijhouden van de uren gebruik van de website Clockify. Dit is een volledig gratis programma waarin je projecten kunt aanmaken en hierin kun je makkelijk je uren bijhouden. 

Zelfstandigenaftrek

Eén van de voordelen wanneer je voldoet aan het urencriterium is dat je in aanmerking komt voor de zelfstandigenaftrek. Dit zijn vaste bedragen die je mag aftrekken van de totale winst. Hierdoor betaal je dus minder belasting.

2. Open een zakelijke rekening

Het openen van een zakelijke rekening kan je beter zo snel mogelijk regelen. Het is erg onhandig om je privé en zakelijke kosten te combineren op dezelfde rekening. Het is niet verplicht, maar het helpt wel om je zakelijke kosten te structureren en inzichtelijk te krijgen.

Het hebben van een zakelijke rekening geeft jou dus veel meer financieel inzicht in je bedrijf. Daarnaast scheelt het je boekhouder ook veel tijd en extra werk.

Tegenwoordig kost het bijna niks meer om een zakelijke rekening af te sluiten bij een bank. Zelf zijn wij aangesloten bij de Knab bank. Deze bank staat bekend om de makkelijke integraties, lage kosten en snelle support.

3. Koppel je boekhoudprogramma aan je zakelijke rekening

Een zakelijke rekening kun je tegenwoordig koppelen aan veel online boekhoudpakketten. Op deze manier heb je via jouw boekhoudprogramma makkelijk inzicht in je saldo, transacties en uitstaande betaalopdrachten. 

Hieronder hebben we een selectie populaire online boekhoudprogramma’s voor je geselecteerd.

 

4. Bewaar je administratie digitaal

Digitale administratie en online boekhoudprogramma’s zijn voor veel bedrijven een geschenk uit de hemel. 

De administratie die nu makkelijk online is bij te houden moest vroeger allemaal worden bijgehouden in fysieke mappen, ordners, mappen en bakken. Al met al scheelt dit een boel tijd omdat je tegenwoordig veel efficiënter je administratie kunt bijhouden.

Let op! Er zitten ook risico’s aan een online bedrijfsadministratie. Het is namelijk mogelijk dat je computer crasht, je computer wordt gestolen of dat je slachtoffer wordt van cybercriminelen. 

Zorg dus altijd voor meerdere back-ups zodat je bij één van deze situaties niet je gehele administratie kwijtraakt. Je kunt hiervoor een externe harde schijf gebruiken. Daarnaast kan je je administratie op meerdere plaatsen online bewaren.

5. Bewaar je administratie minimaal 7 jaar

De Belastingdienst verplicht iedere ondernemer om zijn of haar belasting 7 jaar te bewaren. Dit geldt voor de complete administratie, zoals bankafschriften, algemene kosten, bonnetjes, facturen, contracten en meer. 

Als zzp’er is het handig om de administratie op de volgende manier te categoriseren:

Grootboekadministratie

Simpel gezegd is een grootboekadministratie een verzameling van je in- en uitgaven. Grootboekrekeningen zijn erg belangrijk voor de administratie. Zonder deze splitsing raak je namelijk al snel het overzicht kwijt. 

De grootboekrekening wordt gesplitst in twee categorieën, namelijk: balansrekeningen en resultaatrekeningen. 

Een balansrekening ken je wellicht nog van school of studie. De balans van je bedrijf vertegenwoordigt als het ware een bepaalde waarde van je bedrijf of een schuld. 

De tegenhanger van de balans is de resultatenrekening. De resultatenrekening laat overzichtelijk de winsten en verliezen van je bedrijf zien. De resultatenrekening wordt daarom ook wel de winst-en-verliesrekening genoemd.

Debiteuren- en crediteurenadministratie

In dit gedeelte van jouw zzp-administratie staan alle facturen van de leveranciers en klanten. Deze gegevens kan je werven uit de in- en verkoopadministratie.

Voorraadadministratie (indien je producten verkoopt)

Niet ieder bedrijf verkoopt natuurlijk fysieke producten. Mocht jouw bedrijf dit wel doen dan ben je verplicht om minimaal één keer per jaar je producten te inventariseren en de voorraad plus de waarde hiervan te vermelden in je administratie.

Koop en verkoop jij veel producten met je onderneming? Dan kan het handig zijn om gebruik te maken van een online boekhoudprogramma. Hiermee kan je voorraadadministratie geautomatiseerd worden bijgehouden.

In- en verkoopadministratie

Naast verkoopkosten heb je ook te maken met inkoopkosten. Hier is de categorie in- en verkoopadministratie voor bedoeld. 

In de meeste gevallen dien je inkoopfacturen vaak handmatig in. Met een online boekhoudprogramma heb je vaak de mogelijkheid om verkoopfacturen automatisch in te laden binnen de juiste grootboekrekening.

Loonadministratie 

Deze post is alleen nodig als je de afgelopen 7 jaar personeel in dienst hebt gehad of nog steeds personeel hebt. 

 
.

Plaats een reactie

Boekhouden als een PRO 🚀Bespaar tijd & geld en maak het jezelf gemakkelijk!

Boekhouden hoeft niet moeilijk te zijn. Probeer een gratis boekhoudprogramma en bespaar jezelf veel tijd.