Urenregistratie zzp bijhouden, handige tips & tricks

Iedere ondernemer moet goed zijn of haar uren bijhouden en dit geldt helemaal voor zzp’ers. Dit ben je ten eerste verplicht, maar het heeft bovendien ook nog veel fiscale voordelen. In dit artikel vertel ik je daarom precies hoe het zit met die urenregistratie zzp. Ook bieden we je handige tips & tools zodat het bijhouden van je uren nooit meer een vervelende klus is.

Waarom moet ik mijn uren bijhouden?

Als ondernemer en dus ook als zzp’er ben je verplicht je uren bij te houden. Je moet namelijk kunnen aantonen dat je volgens de belastingdienst een volwaardige ondernemer bent. Hieraan heeft de belastingdienst een urencriterium gekoppeld. 

Praktisch is dit de reden dat je je uren goed moet registreren. Voldoe je namelijk aan het einde van het jaar aan het urencriterium (1225 uur) dan krijg je allemaal fiscale voordelen die je veel geld kunnen besparen. 

De belastingdienst ziet deze grens van ongeveer 25 uur per week als een minimum voor een ondernemer. Om aanspraak te maken op toeslagen en aftrekposten moet je dus over ieder boekjaar kunnen aantonen dat je deze uren daadwerkelijk gewerkt hebt.

Onder deze uren vallen zowel directe als indirecte uren. Dus uren die je actief voor je klanten aan het werk bent (directe) en uren die je bezig bent met je boekhouding, je website en al dat soort werkzaamheden (indirecte). Hieraan stelt de belastingdienst enkele eisen:

• Je werkt minimaal 1225 uur aan je onderneming (en kunt dit ook aantonen)
• Je moet meer tijd besteden aan je eigen onderneming dan aan werk in loondienst

Ook als je niet het hele jaar ondernemer bent blijft het urencriterium gelden. Ben je als ondernemer zwanger? Dan tellen de gemiste uren in een maximum van 16 weken gewoon mee.

Urencriterium aftrekposten

Als je kunt aantonen dat je de benodigde uren gewerkt hebt en je voldoet aan de eisen van de belastingdienst, heb je recht op de volgende fiscale aftrekposten:

• Zelfstandigenaftrek (Ter illustratie: in 2021 is deze aftrekpost € 6670)
• startersaftrek (Ter illustratie: in 2021 is deze aftrekpost € 2123)
• Meewerkaftrek (voor als je partner onbetaald meewerkt in je onderneming)
• Aftrek voor speur- en ontwikkelingswerk

Deze bedragen mag je aan het einde van de rit van je winst afhalen. Hierdoor betaal je dus minder belasting en hou je dus meer geld over aan het einde van het jaar. Je winst is in principe lager en daarom het te betalen belasting ook. Wel zo lekker!

Naast de verplichting heb je in de meeste gevallen ook te maken met uren die je werkt voor een klant. Het is belangrijk om deze goed bij te houden zodat je ze in rekening kunt brengen. Pleeg je tussendoor snel een telefoontje voor je klant? Dan zou je deze op de uren van de klant moeten boeken. Dit geldt voor alle werkzaamheden. 

Door dit goed te doen zorg je ervoor dat je niet meer werkt dan nodig is en dat je klant altijd krijgt waarvoor betaald is. Uren bijhouden in je hoofd kan in principe wel voor één klant. Werk je echter voor meerdere klanten met verschillende uren? Dan wordt het heel lastig. Een goede manier om je urenregistratie bij te houden is dan wel zo makkelijk.

Eenvoudig je urenregistratie zzp bijhouden

Het goed bijhouden van je (gewerkte) uren kan zoals je hebt kunnen lezen heel goed zijn voor de portemonnee. Het is alleen een behoorlijke rotklus als je niet de juiste tools hebt om al je uren goed bij te houden. Gelukkig leven we in moderne tijden en zijn er talloze tools te vinden die je hierbij kunnen helpen.

Boekhoudprogramma urenregistratie

De urenregistratie is onderdeel van de boekhouding. Je kunt dit op verschillende manieren doen, maar waarom zou je het moeilijker maken dan het is? Met een boekhoudprogramma (voor zzp) heb je je administratie binnen no-time gefixt. Je kunt hier een boekhoudprogramma vergelijken.

De reden dat ik je dit vertel, is omdat je tegenwoordig in praktisch ieder programma ook je urenregistratie bij kunt houden. Je voert je klanten in binnen het programma en kunt vervolgens de geboekte uren koppelen aan deze contacten. Zo kun je in één overzicht zien hoeveel uren je per dag, week, maand of jaar gewerkt hebt voor een klant. Je hebt zo je uren schrijven goed op orde en kunt ook eenvoudig facturen opstellen. Hieronder vind je enkele geschikte boekhoudprogramma’s met deze functionaliteiten.

Urenregistratie gratis – time tracker

Wil je liever geen boekhoudprogramma en doe je je boekhouding anders? Dan kun je ook besluiten om je uren anders bij te houden. Een goede optie die ik hiervoor ook persoonlijk gebruik is een time tracker, bijvoorbeeld Clockify. 

Binnen deze tool kun je projecten aanmaken van al je klanten. Vervolgens druk je met één simpele knop de time tracker aan. De teller begint dan te lopen en je klikt deze uit zodra je taak klaar is. Je kunt aan deze bijgehouden uren vervolgens een project en taak hangen. 

Hierdoor ontstaat een heel mooi overzicht van al je gewerkte uren. Dit is bovendien handig omdat je een beschrijving mee kan geven. In het geval van een website kun je bij een plotselinge daling en websitebezoekers kijken welke wijzigingen er rond die tijd zijn uitgevoerd.

Je kunt als je je urenregistratie moet tonen eenvoudig filteren op het jaartal en een overzicht maken van alle uren per project en taak. Zo ben je altijd up-to-date met je gewerkte uren en hoef je geen middagen meer te zitten om die urenregistratie bij te werken.

Het is in het begin even wennen dat je altijd de time tracker aanzet, maar dit heb je zo in je systeem zitten. Na verloop van tijd gaat dit helemaal vanzelf en hoef je dus nauwelijks nog tijd bezig te zijn met urenregistratie. Met de urenregistratie app is het een kwestie van de timer aanzetten en klaar is Cees.

Uiteraard kun je je uren ook zelf opschrijven, bijvoorbeeld in Excel. Persoonlijk vind ik alleen dat het een stuk makkelijk is in de tools die speciaal daarvoor gemaakt zijn. De meesten van ons hebben een boekhoudprogramma. Waarom zou je dat niet gebruiken? De andere goede optie is een time tracker. Clockify urenregistratie is volledig gratis te gebruiken en speciaal gemaakt om zoveel mogelijk werk uit handen te nemen. Je urenregistratie bijhouden was nog nooit zo makkelijk.