Financiële administratie

Iedere ondernemer is verplicht zijn of haar financiële administratie bij te houden. Hierdoor is alles wat je doet controleerbaar in het geval de Belastingdienst een controle wil uitvoeren. Daarnaast zorgt het voor overzicht en controle in je onderneming. 

Naarmate je business groeit, zal de complexiteit toenemen in zijn alle financiële gebeurtenissen niet meer bij te houden in een Excel sheet. Maar wat komt er allemaal bij kijken en hoe zorg je ervoor dat jij je boekhouding goed op orde hebt? Wij leggen het je stap voor stap uit.

Wat is financiële administratie

Alles wat je bijhoudt omtrent de financiële gebeurtenissen in je bedrijf wordt financiële administratie genoemd. Ook wel bekend als boekhouding. Van de facturen die je betaalt tot het opstellen van de jaarrekening en alles wat daar tussen zit kan gezien worden als financiële administratie. Ieder bedrijf, van hovenier tot een webshop moet een goede boekhouding bijhouden. Voor iedere ondernemer is het begrijpen van de basis van boekhouden essentieel, zodat je altijd kan controleren hoe je bedrijf er financieel voorstaat.

Wat valt onder financiële administratie?

Het korte antwoord is veel, maar het is op te splitsen in de onderstaande 5 categorieën:

Bewijzen van uitgaven en inkomsten 

Als je een zakelijke aankoop doet, is het belangrijk dat je dit kan bewijzen. Enerzijds om aan te tonen dat je hetgeen daadwerkelijk hebt gekocht, maar ook zodat je de betaalde btw later kan terugvragen. Hierover later meer. 

Ook als je geld ontvangt moet je dit kunnen aantonen. In beide gevallen vormt de factuur het bewijs van betaling of ontvangst. Dit is het document met en overzicht van de geleverde diensten of producten en het bedrag dat hiervoor betaald moet worden (door de klant of door jou).

Voordat je een factuur verstuurt of ontvangt, wordt een offerte gestuurd. Dit is een document met een voorstel van de producten en/of diensten die geleverd gaan worden. Hierin staan de voorlopige prijs en voorwaarden vermeld (+ basisgegevens zoals NAW en juiste tennaamstelling). Na goedkeuring van de offerte wordt de factuur gestuurd. Let er op dat je deze op tijd verstuurt voordat die verjaart. Doe je zaken met het buitenland? Dan moet je het VAT nummer (btw nummer) vermelden.

Ontvang je een factuur zonder dat je iets hebt (in)gekocht? Controleer dan altijd goed of je niet te maken hebt met een spookfactuur.

Alles wat je als ondernemer koopt en verkoopt, heeft invloed op de omzet en winst of verlies. Je kan ervoor kiezen om dit zelf bij te houden of een boekhoudprogramma te gebruiken. Wij zijn zelf erg fan van e-Boekhouden en hebben hier een uitgebreide review over geschreven. Ook Twinfield is een goede optie.

Zo’n programma verwerkt automatisch alle bonnetjes en facturen, wat jou veel tijd scheelt en fouten vermindert. Dit wordt gedaan door boekhoudsoftware te koppelen aan een bankrekening. Stuk makkelijker dan alles bijhouden in Excel. Zorg er ook altijd voor dat je als ondernemer een voorzieningspotje hebt voor onverwachte uitgaven.

Administratie van debiteuren en crediteuren

In de financiële administratie houd je ook bij welke klanten nog moeten betalen (debiteuren) en welke rekeningen je zelf nog moet betalen (crediteuren). Een gezonde cashflow is essentieel voor een onderneming. Het is daarom belangrijk om goed bij te houden of je van je debiteuren en crediteuren nog geld krijgt en wie je nog moet betalen. Het goed in de gaten houden en berekenen van je omzet, winst en cashflow is essentieel voor een financieel gezonde onderneming.

Voorraadadministratie

Als je producten verkoopt, heb je hoogstwaarschijnlijk ook voorraad. In deze voorraad zit waarde en dit moet bijgehouden worden in de voorraadadministratie. Als een product in- of verkoopt, verandert namelijk de waarde van je voorraad. Dit moet goed geadministreerd worden, zo weet je hoeveel je voorraad waard is. Ook zaken als voorraadbeheer en orderbevestigingen komen hier bij kijken.

Belastingaangiften

Misschien wel één van de belangrijkste onderdelen van een goede financiële administratie: het goed bijhouden en uitvoeren van belastingaangiften. Of het nou gaat om een grote BV of administratie voor een eenmanszaak, iedere ondernemer moet elk kwartaal de btw-aangifte doen én elk jaar de aangifte voor de jaarlijkse inkomstenbelasting.

In Nederland kennen wij helaas geen belastingvrijevoet, iedereen moet dus belasting betalen. Door je boekhouding goed op orde te hebben houd je precies bij hoeveel btw je moet afragen en terugkrijgt en dus hoeveel je dus moet afdragen of terugkrijgt van de Belastingdienst. Ook kan je beter zien of je recht hebt op aftrekposten.

Om in kaart te brengen hoeveel dit is moet je eerst alle bezittingen en schulden naast elkaar zetten. Hiervoor breng je eerst alle opbrengsten en uitgaven in kaart via een winst-en-verliesrekening en een liquiditeitsbegroting en verwerk je al je bezittingen en schulden op een balans. Zo krijg je snel inzicht in hoe financieel gezond je bedrijf is. Door gebruik te maken van een boekhoudprogramma worden deze inzichten automatisch voor je ingesteld. 

Let op: Alles moet controleerbaar zijn door de Belastingdienst. Zorg er daarom voor dat je boekhouding goed in orde is en je fiscaal ondernemingsvermogen in orde is en je andere zaken zoals prive ontrekkingen goed hebt geregeld.

Uren- en rittenregistratie

Voor zzp’ers die willen voldoen aan het urencriterium van 1225 uur, is het belangrijk om een goede urenregistratie bij te houden (kan ook in Excel). Zo kan je aantonen dat je meer dan 1225 uur aan je onderneming hebt gewerkt en profiteren van de zelfstandigenaftrek. Als je gebruik maakt van een auto van de zaak is het belangrijk om de zakelijk gereden kilometers goed te registreren.

Dit doe je in een rittenregistratie, ook wel een kilometerregistratie genoemd. Wil je helemaal goedkoop rijden? Dan kan een youngtimer ook interessant zijn. Ook kan als zzp’er de lease aftrekbaar zijn waardoor je voordeliger uit bent. Lees hier meer over de boekhouding voor zzp.

Salarisadministratie

Als startend ondernemer heb je waarschijnlijk nog geen personeel. Naarmate het bedrijf groeit en er extra handen nodig zijn, wordt het heel belangrijk om hier een goede administratie van bij te houden. Dan moet er namelijk maandelijks loonheffingen worden betaald aan de Belastingdienst. Vaak vormen de salarissen voor bedrijven één van de grootste kostenposten. Het is daarom belangrijk om een goede salarisadministratie bij te houden en ervoor te zorgen dat alle mutaties goed gaan.

Bekijk goed of je werknemers de loonheffingskorting goed hebben geregeld. Als ze loonheffingkorting bij twee banen aanhebben kan het namelijk zijn dat ze meer belasting moeten terugbetalen.

Belastingaangifte 

Het is een feit waar we niet om heen kunnen. Elke ondernemer betaalt belasting en elke ondernemer is dan ook verplicht om de cijfers van zijn bedrijf door te geven aan de Belastingdienst middels een aangifte. 

Dit betreft in de meeste gevallen de aangifte voor de omzetbelasting (btw-aangifte) en de inkomstenbelasting. Als er sprake van een bv wordt er in plaats van inkomstenbelasting, aangifte gedaan voor vennootschapsbelasting. Hoewel het doen van de belastingaangifte door vele ondernemers als een vervelend taakje wordt gezien, is dit zo gebeurt mits je de boekhouding goed in orde hebt. Hier kan je btw berekenen.

Bewaarplicht administratie

Iedere ondernemer en zelfstandige is verplicht om de financiële administratie minimaal 7 jaar te bewaren in het geval van een controle van de Belastingdienst. Dit wordt ook wel de bewaarplicht genoemd. Zo’n controle kan voorkomen als de Belastingdienst gegevens wil controleren of er sprake is van naheffingen. Door je administratie op te slaan in een boekhoudprogramma heb je altijd alles paraat. 

Lees hier alles over belastingen voor ondernemers.

Financiële administratie bijhouden

Er zijn verschillende manieren waarop je de administratie van je onderneming kan bijhouden. Waar je als beginnend ondernemer vaak enkel te maken hebt met wat facturen en offertes, neemt de complexiteit van de boekhouding snel toe naarmate je bedrijf groeit.

Zelf doen

Als je begint met ondernemen bestaat de boekhouding vaak enkel uit wat offertes, facturen en betalingen via de zakelijke rekening. In dit geval kan je ervoor kiezen om zelf je administratie bij te houden in bijvoorbeeld Excel. Ook contante betalingen kan je zelf bijhouden via een kasboek Excel. 

Het voordeel is dat je geen kosten van aan een boekhouder of een boekhoudprogramma, wat op het begin handig kan zijn. Wij hebben dit echter op het begin ook zo gedaan, alleen merkte al vrij snel dat het chaotisch en foutgevoelig werd. Dat wil je niet met je administratie en daarom zijn wij al snel overgestapt op een boekhoudprogramma.

Boekhoudprogramma’s 

Een boekhoudprogramma biedt een overzichtelijke onlineomgeving waarin alle financiële gebeurtenissen van je bedrijf samen komen. Door je zakelijke rekening te koppelen worden alle transacties automatisch weergeven. Ook kan je makkelijk offertes en facturen opstellen, versturen en beheren. Zo zie je makkelijk welke nog open staat en welke al zijn geaccepteerd of betaald. Factuur nog niet betaald? Dan stuur je makkelijk een betalingsherrinnering, dit werd vroeger ook wel afletteren genoemd. (bekijk hier de betalingstermijn voor zzp’ers)

Voor een totaaloverzicht van de financiële gezondheid van je bedrijf, kan je makkelijk de balans en winst-en-verliesrekening zien die automatisch worden opgesteld. Dit, samen met overzichtelijke journaalposten zorgen ervoor dat je te allen tijde inzien hoe je bedrijf er voor staat. Door de mobiele app van het programma te installeren check je dit gemakkelijk, waar je ook bent.

En waar het bij het zelf bijhouden van je administratie in Excel een foutje snel gemaakt is, heeft een boekhoudprogramma ingebouwde foutdetecties die aangeven wanneer er een onbalans heeft plaatsgevonden. Zo weet jij zeker dat je een goede belastingaangifte kan doen. 

Uitbesteden

De derde optie is om je financiële administratie uit te besteden aan een boekhouder. Dit is iemand die veel verstand heeft van het bijhouden van administratie en het doen van belastingaangiftes. Door een boekhouder in te huren geef je diegene de verantwoordelijkheid voor de financiële administratie binnen je bedrijf. Voor een zzp’er met een simpele boekhouding is dit overbodig en die kan vaak goed uit de voeten met een boekhoudprogramma. 

Voor grotere bv’s is dit een ander verhaal. Deze hebben vaak een veel complexere boekhouding. Daarnaast heeft een bv elk jaar een accountantsverklaring waarin staat dat de financiële administratie is gecontroleerd en goedgekeurd door een onafhankelijke specialist. Dit mag je niet zelf doen. 

Voor beginnende ondernemers kunnen de kosten van een boekhouder een drempel zijn. Daarom wordt er vaak gekozen om eerst zelf de administratie bij te houden in een boekhoudprogramma en naarmate het bedrijf groeit, te bepalen wanneer de overstap naar een boekhouder uit kan. 

Je kan ook voor een combinatie kiezen. Boek bijvoorbeeld zelf de bonnetjes en schrijf zelf de facturen en laat de boekhouder je kwartaalaangifte, jaaraangifte en persoonlijke belastingaangifte doet (+ eventuele andere taken). Of het uitbesteden van de boekhouding slim is, hangt dus af van de complexiteit van de administratie. 

Tip: Het is altijd goed om de basis van boekhouden te weten, ook als je het volledig uitbesteed. Door zelf basis kennis te hebben, kan je namelijk controleren of de administratie en aangiftes goed verlopen. 

Verplichtingen rondom de administratie

Het is erg belangrijk dat de administratie van je bedrijf goed navolgbaar is. De Belastingdienst wil namelijk altijd kunnen controleren wat er is gebeurd om fraude te voorkomen. 

Door administratiesoftware te gebruiken voldoe je al snel aan de verplichtingen van de financiële administratie. Het is echter handig om zelf ook te weten wat de regels zijn. Als ondernemer moet je in ieder geval voldoen aan de volgende verplichtingen:

Bewaren van administratie:

• Alle bonnen, inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankafschriften en andere zakelijke documenten moeten minimaal 7 jaar bewaard worden. Voor onroerend goed geldt een bewaartermijn van 10 jaar. Onroerend goed zijn gebouwen, grond en andere vaste eigendommen die niet verplaatsbaar zijn.
• Dit kan fysiek of digitaal (bijvoorbeeld via scans of foto’s).

Verkoopfacturen:

• Facturen mogen niet ontbreken bij het ontvangen van inkomsten.
• Facturen moeten voldoen aan wettelijke factuureisen, zoals:

Btw-aangifte:

• Je moet periodiek btw-aangifte doen (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks).

Je moet bijhouden welke btw je hebt betaald (voorbelasting) en deze verrekenen met de btw die je in rekening hebt gebracht. Een boekhoudprogramma rekent dit automatisch uit. (ook de verlegde BTW)

Aantonen van zakelijke financiën

• Je moet elke zakelijke transactie kunnen aantonen. Het is daarom aan te raden om een aparte zakelijke betaalrekening te gebruiken om zakelijke en privé-uitgaven gescheiden te houden.

Kas- en voorraadadministratie:

• Als je contante betalingen ontvangt, moet je een nauwkeurige kasadministratie bijhouden. Dit kan via ons kasboek Excel voorbeeld.
• Bij het werken met voorraad moet je een voorraadadministratie bijhouden, waarin je in- en verkopen registreert.

Loonadministratie (indien van toepassing):

• Als je werknemers in dienst hebt, moet je een volledige loonadministratie bijhouden.
• Je bent verplicht om maandelijks of per loontijdvak loonaangifte te doen bij de Belastingdienst.

Jaarrekening opstellen (voor bv’s):

• Bedrijven met een bv moeten jaarlijks een jaarrekening opstellen en deze indienen bij de Kamer van Koophandel.

Financiële kengetallen en berekeningen

Om de financiële gezondheid van je bedrijf te bepalen is het in de basis belangrijk om te weten hoeveel omzet je draait en hoeveel winst hiervan overblijft. Met administratiesoftware krijg je hier al snel een goed beeld van. Maar om te bepalen of je een gezond bedrijf hebt, zijn verdere berekeningen met financiële kengetallen nodig.  

Deze kengetallen geven een bepaalde verhouding tussen financiële cijfers weer. Zo kan je inzicht krijgen in veranderingen t.o.v. een voorgaande periode, die je vervolgens kunt gebruiken om betere beslissingen te maken voor je bedrijf. 

Er zijn verschillende soorten kengetallen, elk met betrekking tot een ander onderdeel. 

Omzet en winst berekenen

De omzet en winst vormen de basis van je financiële administratie. Het laat zien hoeveel je bedrijf verdient en hoeveel daarvan daadwerkelijk overblijft na aftrek van kosten.

• Omzet: Dit is het totale bedrag dat je verdient met de verkoop van producten of diensten.
• Winst: Wat er overblijft van de omzet nadat je alle kosten hebt betaald, zoals inkoop, huur en salarissen.

Door de omzet en (bruto)winst te berekenen, krijg je snel een overzicht van de financiële prestaties van je bedrijf.

Financiële gezondheid van bedrijf berekenen

Naast omzet en winst is het belangrijk om de algehele financiële gezondheid van je bedrijf in kaart te brengen. Dit doe je door te kijken naar kengetallen die inzicht geven in hoe stabiel en weerbaar je onderneming is. 

Een belangrijk aspect is de liquiditeit, die laat zien of je bedrijf voldoende middelen heeft om op korte termijn aan betalingsverplichtingen te voldoen. De current ratio is hier een goede graadmeter van. boe

Daarnaast geeft de solvabiliteit inzicht in de verhouding tussen eigen vermogen en totale schulden, waarmee je kunt beoordelen hoe financieel stabiel je bedrijf op lange termijn is. 

Tot slot is er de rentabiliteit, die het rendement op je investeringen en de winstgevendheid van je onderneming meet. Deze kengetallen samen bieden een compleet beeld van de financiële positie van je bedrijf en helpen je bij het maken van strategische beslissingen. Zo houd je het bedrijf gezond en verhoog je de intrinsieke waarde.

Inzicht in cashflow

De cashflow laat zien hoeveel geld er in en uit je bedrijf stroomt. Dit is belangrijk omdat een positieve cashflow betekent dat je genoeg middelen hebt om aan je dagelijkse verplichtingen te voldoen, zoals het betalen van leveranciers, salarissen en andere kosten.

Het bijhouden van je cashflow helpt je om liquiditeitsproblemen te voorkomen en op tijd maatregelen te nemen als dat nodig is. Het is ook een belangrijke maatstaaf voor investeerders of financiers, omdat het inzicht geeft in hoe goed jouw bedrijf in staat is om inkomsten te genereren en dit te beheren.

Een boekhoudprogramma houdt overzicht van vele belangrijke onderdelen die je nodig hebt voor deze kengetallen en berekeningen:

• Vaste en vlottende activa (zoals inventaris en een pand)
• Passiva (kort vreemd vermogen, lang vreemd vermogen, rekening courant)
• Ondernemingsvermogen
• Brutowinst en nettowinst
• Afschrijvingen
• Eigen vermogen
• Grootboekrekening (en de verdichtingen)
• Bedrijfsresultaat
• Privé onttrekkingen

Bedrijfskosten

Als ondernemer krijg je te maken met allerlei kosten die nodig zijn om je bedrijf draaiende te houden. Deze bedrijfskosten zijn een belangrijk onderdeel van je financiële administratie en geven inzicht in waar je geld naartoe gaat. Ze zijn onder te verdelen in verschillende categorieën, afhankelijk van het type kosten en hoe ze samenhangen met de verschillende bedrijfsactiviteiten. 

Directe en indirecte kosten

Directe kosten zijn kosten die je direct kunt toewijzen aan een specifiek product of dienst. Denk hierbij aan grondstoffen, inkoopkosten of arbeidskosten die specifiek voor een project gemaakt worden. 

Indirecte kosten daarentegen zijn niet direct toe te wijzen aan een bepaald product of project, maar zijn wel nodig om je bedrijf te runnen. Denk hierbij aan huur, verzekeringen of marketingkosten. Het onderscheid tussen directe en indirecte kosten helpt bij het berekenen van de kostprijs van je producten of diensten en bij het maken van strategische keuzes.

Door een goede kostenverdeelstaat bij te houden krijg je inzicht in waar het geld in je onderneming naar toe gaat en op welke kostenplaatsen je eventueel kan besparen.

Variabele en vaste kosten

Vaste kosten blijven gelijk, ongeacht hoeveel je produceert of verkoopt. Denk hierbij aan de huur van je kantoor of loonkosten van vast personeel. Variabele kosten daarentegen veranderen mee met je productie of verkoop, zoals de kosten voor grondstoffen of transport. 

Tips voor een goede administratie

Een goede administratie geeft je overzicht en helpt je aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Met een paar slimme keuzes en vaste routines kun je veel tijd besparen en fouten voorkomen!

Excel, boekhoudsoftware of een boekhouder?

Als beginner kan je ervoor kiezen om je administratie in Excel bij te houden. Dit wordt echter al snel onoverzichtelijk en is bovendien erg foutgevoelig. Veel (beginnende) ondernemers kiezen daarom voor een boekhoudprogramma, waarmee ze alle financiële gegevens op één centrale plek hebben staan. 

Dit is erg goed schaalbaar en dus voor zowel kleine als grote bedrijven goed te gebruiken. Geen zin om zelf de boekhouding te doen? Dan kan een boekhouder de oplossing zijn, ook kan je het deels uitbesteden en deels zelf blijven doen. 

Het belang van een vaste workflow

Een vaste workflow voorkomt chaos en houdt je administratie op orde. Door regelmatig tijd in te plannen voor het verwerken van facturen, bonnetjes en andere gegevens, houd je overzicht en voorkom je achterstanden.

Veelgemaakte fouten en hoe je ze voorkomt

Veel ondernemers lopen vast door uitgestelde administratie, gemengde privé- en zakelijke uitgaven of het kwijtraken van bewijsstukken. Met een digitale aanpak, een goede workflow en consistentie voorkom je deze problemen eenvoudig.

Veelgestelde vragen over de administratie

Heb je na het lezen van de bovenstaande uitleg nog steeds vragen? Bekijk hieronder veelgestelde vragen over de financiële administratie. Zelf een vraag stellen? Dat kan als reactie onder dit bericht, wij proberen je z.s.m. van een passend antwoord te voorzien. 

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

Volgens de wettelijke bewaarplicht moet je je administratie minimaal 7 jaar bewaren. Dit geldt voor documenten zoals facturen, bankafschriften en belastingaangiftes. Voor gegevens over onroerend goed (gebouwen, grond en andere vaste eigendommen die niet verplaatsbaar zijn) geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar. 

Zorg ervoor dat je alles overzichtelijk bewaart zodat je altijd aan de eisen van de Belastingdienst voldoet.

Wat gebeurt er bij een controle van de Belastingdienst?

Bij een controle wil de Belastingdienst inzicht in je financiële administratie om te zien of alles klopt. Ze bekijken bijvoorbeeld facturen, bankafschriften en belastingaangiftes. Een goed georganiseerde administratie voorkomt problemen en versnelt het proces. Gebruik een boekhoudprogramma om alles overzichtelijk en compleet te houden.

Hoe voorkom je fouten in je administratie?

Fouten ontstaan vaak door uitgestelde administratie of slordig werken. Door regelmatig je administratie bij te werken, duidelijke scheiding te houden tussen privé- en zakelijke uitgaven, en een betrouwbaar boekhoudsysteem te gebruiken, minimaliseer je de kans op fouten.