Home » Ondernemen » Wat is een grootboekrekening?

Wat is een grootboekrekening?

Leestijd: 4 minuten

Bij het doen van de boekhouding kom je talloze boekhoudkundige termen tegen en ‘grootboek’ en ‘grootboekrekening’ zijn daar goede voorbeelden van. Het zijn handige tools om te gebruiken in je administratie voor overzicht.

Dat is de reden dat ik je in dit artikel alles vertel over een grootboek en de grootboekrekening. We gaan in op grootboekrekening codes, verschillende grootboekrekeningen die je kunt voeren en gaan in op rubrieken voor boekhouden.

Wat is een grootboekrekening?

Een grootboekrekening oftewel voorziening is een gedeelte van je boekhouding (rubriek) waar je kosten en inkomsten van een bepaalde categorie onder kunt brengen. 

Een grootboekrekening wordt gebruikt om een duidelijk onderscheid te maken tussen de verschillende onderdelen van je boekhouding. Een goed voorbeeld is bijvoorbeeld de grootboekrekening in je boekhouding ‘autokosten’. Dit kun je weer onderverdelen in subrubrieken specifiek voor de kosten die je maakt voor een auto op de zaak.

  • Benzinekosten
  • Verzekering
  • Belasting
  • Accessoires
  • Onderhoud

Als je dit voor alles binnen je organisatie doet, heb je altijd een netjes overzicht in je boekhouding. Met behulp van een grootboekrekening houd je de administratie overzichtelijk.

Het is niet verplicht om een grootboekrekening zo gedetailleerd bij te houden. Wel raden we je aan het te doen voor de belangrijkste dingen binnen je bedrijf. Een voorbeeld van ons bedrijf is bijvoorbeeld de onderverdeling van onze webshops.

Onder één bedrijf hebben wij bijvoorbeeld twee webshops. In eerste instantie gooiden wij alle kosten en inkomsten op een berg en voor de jaarrekening is dat prima. 

Het is voor een goed onderzoek naar de stand van je bedrijf alleen onhandig. Je kunt immers niet goed zien hoeveel kosten beide webshops maken, hoeveel winst er overblijft per shop en waar eventueel verbeterpunten te behalen zijn. 

Toen wij dit met behulp van onze boekhouder onderbrachten in verschillende grootboekrekeningen werd al snel duidelijk hoe de vork in de steel stak. Dit zonder extra moeite. In je zzp boekhoudprogramma moet je kosten sowieso boeken. Nu doe je dit alleen op een grootboekrekening dat daar speciaal voor gemaakt is.

Heb je nog geen boekhoudprogramma? Dan kun je hier gratis boekhoudsoftware vergelijken. Het overzicht van iedere grootboekrekening kun je vinden op de grootboekkaart.

Wat is een grootboek?

Een grootboek is de verzameling van al je grootboekrekeningen en dus je volledige boekhouding. Je kunt een grootboekrekening wel zien als een niche binnen je boekhouding. In het grootboek wordt alles samengebracht tot één complete administratie.

Aan het einde van het boekjaar dien je het grootboek oftewel de volledige boekhouding compleet te hebben. Hieronder vallen alle kosten en inkomsten. Hoe jij dit verder inregelt met grootboekrekeningen is volledig aan jou. Deze dienen enkel voor je eigen overzicht. Een goed beeld van de financiële zaken binnen je bedrijf is heel belangrijk in mijn optiek.

Rubrieken boekhouden

In je administratie kun je een grootboekrekening gebruiken om rubrieken te maken. Dit zijn losse posten die je kunt gebruiken om inkomen of uitgaven op te boeken. Hierdoor heb je overzicht waar je geld naartoe gaat en waar het vandaan komt. 

Er zijn een aantal rubrieken in je boekhouding die altijd meegenomen worden. Helemaal wanneer je gebruikmaakt van een boekhoudprogramma zoals deze zijn de meeste rubrieken voor het boekhouden al standaard ingevuld. Je kunt dit verder zelf uitbreiden met grootboekrekeningen.

In de regel worden al je boekingen opgesplitst in activa en passiva. Al de grootboekrekeningen binnen je bedrijf komen uiteindelijk op het grootboekrekening overzicht oftewel de balans te staan onder de juiste noemer. Dit zijn onder andere:

Activa:

Passiva:

Een grootboekrekening ziet eruit als een opsomming van alle posten. Deze posten kunnen vervolgens onderverdeeld worden in nieuwe posten / rubrieken. Ook die rubrieken kunnen weer opgesplitst worden mocht dat nodig zijn. Rubrieken voor het boekhouden met een grootboekrekening zien er bij ieder bedrijf iets anders uit. Een grootboekrekening voorbeeld vind je hieronder:

0Vaste activa / eigen vermogen
1Liquide middelen
2Tussenrekeningen
3Voorraad
31Voorraad webshop 1
32Voorraad webshop 2
4Kosten
41Kosten webshop 1
411Exploitatiekosten
412Advertentiekosten
42Kosten webshop 2
421Exploitatiekosten
422Advertentiekosten
5Kostenplaats
6Fabricage rekeningen
7Inkoopwaarde van de omzet
8Omzet
81Omzet webshop 1
82Omzet webshop 2
9Prive onttrekkingen
91Vennoot 1
92Vennoot 2

Grootboekrekening codes

Zoals je kunt zien in bovenstaande voorbeeld zijn er grootboekrekening codes waarmee je werkt in de boekhouding. Bij het boeken van je transacties in een boekhoudprogramma kun je aangeven welke code oftewel in welke grootboekrekening de transactie thuis hoort. Het is een tool waarmee je overzicht kunt bewaren en eenvoudiger je boekhouding bij kunt houden.

In de meeste boekhoudsoftware wordt er zelfs gewerkt met kleurcodes. Zo zijn voorzieningen voor kosten bijvoorbeeld rood, voorzieningen voor inkomsten/omzet groen, boekingen met de belastingdienst / btw geel en privé onttrekkingen grijs. 

Grootboekrekening codes voorbeeld

Om je een voorbeeld te geven van codes die wij gebruiken volgen hieronder een aantal van onze voorzieningen:

  • 8330 – BTW België hoog
  • 8331 – BTW België laag
  • 8400 – Omzet buiten EU
  • 8899 – Omzet 6% (vanaf 2019)
  • 8900 – Overige opbrengsten

Deze rubrieken bij het boekhouden geven een duidelijk beeld van de omzet van ons bedrijf en het maakt bovendien onderscheid tussen verschillende soorten BTW. Erg handig voor ons, want we hebben een website dat ook verkoopt aan België. 

Hiervoor moeten wij ook BTW afdragen aan het land en het is daarom wel zo handig om de BTW correctie te kunnen doen zodra het hier tijd voor is. Dit allemaal nog een keer opzoeken op het moment suprême is tijdrovend. Veel handiger is het om gebruik te maken van een grootboekrekening zodat je dit met één kijk in je boekhoudprogramma kunt zien.

Onze ervaringen met een grootboekrekening

Zoals je hebt kunnen lezen maken wij gebruik van een grootboekrekening. In ons grootboek worden al onze grootboekrekeningen ondergebracht tot één kloppende administratie.

Hierdoor hebben wij een goed overzicht van onze financiële situatie per onderdeel van ons bedrijf. Daarnaast is het heel makkelijk om deze losse onderdelen van ons bedrijf in te zien zoals je hebt kunnen lezen in ons voorbeeld over de BTW betaling richting België.

Je kunt de grootboekrekening codes gebruiken in je boekhoudsoftware om nog eenvoudiger je transacties te registreren in de verschillende rubrieken. Kortom, een grootboekrekening is heel handig in de meeste gevallen. Gebruik jij al grootboekrekeningen?

Veelgestelde vragen

Welke grootboekrekening moet ik gebruiken?

Welke grootboekrekening je moet gebruiken hangt af van je boekhouding. Kosten gaan natuurlijk bij kosten en omzet bij omzet. Het is aan jou om te bepalen of je deze kosten nog in grootboekrekeningen wilt onderverdelen. Bijvoorbeeld per webshop, per soort kosten of wat dan ook.

Meest recente update: december 10, 2023 by Kaj

Meer verdienen en beter omgaan met je geld?

Schrijf je hier in voor onze nieuwsbrief en ontvang iedere week het laatste economische nieuws, handige tips voor ondernemers en de beste tools!

Top boekhoudprogramma's
 
Chris & Kaj Hoebeginik

De auteurs: Kaj & Chris

Wij zijn Kaj & Chris en op hoebeginik.nl delen wij onze expertise op het gebied van ondernemerschap en marketing. Na onze studie marketing vervolgden wij onze praktijkstudie in ondernemerschap. Inmiddels jaren later delen wij onze succesverhalen en valkuilen hier zodat jij ervan kunt leren. Lees hier ons verhaal.

Plaats een reactie