Nieuwe werkplekken inrichten staat zelden bovenaan je prioriteitenlijst, tot de oude laptops beginnen te haperen en deadlines in gevaar komen. Dan wil je niet alleen snel, maar vooral doordacht beslissen. Een zakelijke computer moet jaren meegaan, medewerkers productief houden en natuurlijk binnen het budget passen. Met de onderstaande tips kies je doelgericht, zodat je de komende jaren niet opnieuw voor dezelfde beslissing staat.
Budget is meer dan prijs
Daarnaast kijk je beter verder dan het bedrag op de factuur. Denk aan onderhoudskosten, licenties en energieverbruik wanneer je opties vergelijkt. Steeds meer bedrijven nemen refurbished computers in overweging. Die zijn grondig getest, krijgen nieuwe opslag en een schone installatie, maar kosten tot wel vijftig procent minder dan nieuw. Zo houd je geld over voor extra randapparatuur of een reserve apparaat bij uitval. Neem in de berekening ook mogelijke subsidies voor circulaire hardware mee, die maken het prijsverschil met nieuwe modellen nog groter.
Laat de specificaties aansluiten op taken
Ook vermijd je miskopen door eerst een functiescheiding te maken. Een boekhouder heeft genoeg aan een instap i5-processor en 8 GB geheugen, terwijl grafisch ontwerp of virtuele machines een i7 of Ryzen 7 en minstens 16 GB vragen. Leg dit naast minimumeisen van je belangrijkste software en reken twee generaties marge om toekomstige updates op te vangen. Verder is een snelle NVMe-SSD belangrijker voor de algehele snelheid dan extra gigahertz. Zet daarom budget in op een 512 GB SSD als standaard.
Denk vooruit over beheer en beveiliging
Verder krijg je lagere TCO wanneer je kiest voor zakelijke lijnen met geïntegreerde beheermogelijkheden. Modellen met Intel vPro of AMD PRO laten je op afstand BIOS-updates, wachtwoorden en firmware patchen. Zo hoeft een medewerker niet naar de IT-afdeling met elk klein probleem. Vergeet de beveiliging niet, een TPM-chip, vingerafdruklezer en Windows Pro of Enterprise zijn geen luxe maar een must. Voeg hier een cloudgebaseerde endpoint oplossing aan toe zodat apparaten buiten kantoor net zo goed beschermd zijn als binnen.
Plan de lifecycle en service
Ten slotte staat of valt productiviteit met continuïteit. Vraag altijd naar on-site garantie, levertijd van onderdelen en doorlooptijd bij reparaties. Een vaste servicepartner of SLA scheelt veel stress wanneer een scherm uitvalt vlak voor een presentatie. Stel daarnaast een vervangingscyclus op van drie tot vijf jaar. Door elk jaar een kwart van het park te upgraden, in plaats van alles tegelijk, spreid je investeringen en heb je altijd een mix van nieuw en getest. Maak duidelijke afspraken over data-wiping en recycling, zodat oude hardware veilig en duurzaam wordt afgevoerd.
Software is dé manier om de productiviteit te verhogen. Het levert je veel tijd op en je maakt het jezelf gemakkelijk! Helemaal als startende ondernemer is deze tijd heel waardevol.
0 reacties