Bedrijfskosten, hoe werkt dat?

Als bedrijf maak je doorlopend ‘bedrijfskosten’. In sommige gevallen zijn deze bedrijfskosten aftrekbaar van de winst waardoor je onderaan de streep minder belasting hoeft te betalen. In dit artikel nemen we je volledig mee in de wereld van bedrijfskosten. 

Wat zijn bedrijfskosten?

Bedrijfskosten zijn alle noodzakelijke kosten die je maakt voor je onderneming. Denk hierbij aan inkoop van goederen of diensten en personeel. Deze kosten zijn veelvoorkomend en vaak aftrekbaar. Naast deze kosten zijn er ook minder voor de hand liggende kosten aftrekbaar.

Let op: niet alle bedrijfskosten zijn altijd aftrekbaar. Later in dit artikel zullen we hier uitgebreider op in gaan.

Wat zijn aftrekbare bedrijfskosten?

Aftrekbare kosten zijn specifieke bedrijfskosten die je bij de aangifte van je inkomstenbelasting van je totale omzet mag aftrekken. Hierdoor wordt je totale winst onderaan de streep lager waardoor je dus over een lagere winst omzet hoeft te betalen. Bereken hier hoeveel inkomstenbelasting zzp je moet betalen over een boekjaar.

Definitie van bedrijfskosten

De officiële definitie van bedrijfskosten volgens de Belastingdienst luidt als volgt:

“Alleen de kosten die u maakt voor de zakelijke belangen van uw onderneming, zijn aftrekbaar: de zakelijke kosten. Zakelijke kosten zijn dus de kosten die binnen redelijke grenzen nodig zijn voor de uitoefening van uw onderneming en de kosten die rechtstreeks op uw onderneming betrekking hebben. Alle andere kosten zijn niet aftrekbaar.”

De les die je uit de bovenstaande definitie van de Belastingdienst kan opmaken is dat kosten die je maakt bij het stimuleren van je onderneming, fiscaal aftrekbaar zijn.  

Verder is het goed om de website van de Belastingdienst goed in de gaten te houden met het oog op veranderingen. Jaarlijks kunnen er namelijk wijzigingen worden doorgevoerd in de aftrekposten.

Bewijsplicht van aftrekposten

Als je bepaalde aftrekposten opgeeft bij je aangifte van de inkomstenbelasting heb je te maken met bewijsplicht. Hiervoor is een goede administratie dus uiterst noodzakelijk; zorg ervoor dat je alle bonnetjes bewaart of beter nog scan ze in via online boekhoudprogramma’s. Tenslotte adviseert de Belastingdienst om je administratie te bewaren tot zeven jaar na de aangifte. Geschikte software die je hiervoor kunt gebruiken:

Controle Belastingdienst voor bedrijfskosten

Het is mogelijk dat de Belastingdienst je administratie vroeg of laat een keer wil controleren. Dit kan elke ondernemer overkomen ongeacht of er aanleiding voor is of niet. 

Je bent uiteraard vrij om te bepalen welke bedrijfskosten je maakt en welke bedrijfskosten je opgeeft. Wil je echter gebruikmaken van aftrekposten dan moet je bij een controle van de Belastingdienst de bedrijfskosten kunnen rechtvaardigen. Het is dus belangrijk om je administratie van bonnetjes en facturen goed op orde te hebben omdat de Belastingdienst bij een controle alles wil kunnen overleggen.   

Tenslotte is het exact bekend hoe vaak de Belastingdienst controles voor bedrijfskosten doet. Echter is de kans aannemelijk dat je er vroeg of laat een keer mee te maken krijgt. Zorg er dus altijd voor dat je jouw administratie goed op orde hebt.

Welke bedrijfskosten zijn aftrekbaar?

In het overzicht hieronder vind je welke bedrijfskosten geheel aftrekbaar zijn. 

• Kantoor
  • Huur van een kantoorruimte
  • Schoonmaakkosten
  • Drukwerk
  • Aanschaf kantoormeubilair
• ICT
  • Abonnementen voor vaste telefoon en internet
  • Zakelijke mobiele telefoon
  • Onderhoudskosten van computers, printers etc.
  • Software en tooling
• Vervoers- en verblijfkosten
  • Afschrijving, onderhoud, verzekering, brandstof en parkeerkosten auto
  • Zakelijke treinreizen, taxikosten etc.
  • Fiets of scooter incl. onderhoud
  • Hotel
  • Auto/fiets/scooter huren
• Marketing
  • Website (maken, hosting, onderhoud)
  • Reclame-uitingen
• Bedrijfsondersteuning
  • Boekhouder
  • Jaarlijks lidmaatschap KvK
  • Inschakelen van andere bedrijven
• Verzekeringen
  • Auto 
  • Zakelijke inventaris

De belastingdienst wil bij een controle snel kunnen inzien op welke grond je kosten wil koppelen aan een aftrekpost. Het is verstandig om je uitgaven dus te categoriseren in rubrieken. Hoe je de rubrieken wilt noemen kan je zelf bepalen. Als je een online boekhoudprogramma gebruikt wordt dit vaak al automatisch gedaan. Lees hier meer over een auto zakelijk of privé en de fiscale verschillen.

Welke bedrijfskosten zijn gedeeltelijk aftrekbaar?

Helaas zijn niet alle bedrijfskosten volledig aftrekbaar. Enkele voorbeelden van bedrijfskosten die slechts gedeeltelijk aftrekbaar zijn, zijn: lunchkosten, dinerkosten, borrels en congresbezoeken.

Twijfel je of bepaalde bedrijfskosten wel aftrekbaar zijn? Dan kan je voor de zekerheid het beste de officiële lijst met mogelijk aftrekbare zakelijke kosten van de Belastingdienst raadplegen.

Welke bedrijfskosten zijn niet aftrekbaar?

Tenslotte zijn er ook enkele kosten die niet aftrekbaar zijn. Deze lijst is gelukkig niet heel lang, maar wel belangrijk om te weten.

Enkele voorbeelden van kosten die niet aftrekbaar zijn:

• Boetes
• Algemene literatuur
• eten en drinken in de horeca
• Privéaankopen
• Personeelsvoorzieningen en giften

Afschrijvingen van bedrijfskosten

Bij de aanschaf van duurdere immateriële en materiële bedrijfsmiddelen (> €450) gelden er uitzonderingen op de bovenstaande regels.

Bij aankopen vanaf €450 vindt de Belastingdienst dat er sprake is van een investering. Dit is de reden dat je niet alle kosten mag opgeven als aftrekpost in het jaar van de aanschaf. Afhankelijk van de levensduur van de investering moet je de kosten over een aantal jaar afschrijven. 

Hieronder volgen twee voorbeelden; in het eerste voorbeeld hebben we te maken met een grote investering. Er is dus sprake van afschrijving. In de tweede situatie is er sprake van een kleine uitgave (< €300). 

Voorbeeld 1:

Je koopt een zakelijke mobiele telefoon voor €899. De verwachte levensduur is 7 jaar. Je geeft dus in de komende zeven jaar de volgende bedrijfskosten (aftrekbaar) op voor de inkomstenbelasting:

899/7 = €128.

Voorbeeld 2:

Je koopt een ergonomisch toetsenbord voor €180. Deze kosten trek je direct af van de winst in het jaar van de aanschaf.

Bedrijfskosten berekenen

Door middel van diverse online boekhoudprogramma’s kun je jouw bedrijfskosten eenvoudig verwerken. Zelf gebruik ik al jaren het boekhoudprogramma van ‘Informeronline’. Dit programma is niet al te duur en daarnaast bevat het veel geautomatiseerde functies. Daarmee kun je eenvoudig bedrijfskosten berekenen.

Naast Informeronline kunnen de meeste online boekhoudprogramma’s uitgaven automatisch worden verwerkt en geboekt. Uiteraard bevat deze software ook koppelingen om de inkomstenstromen te automatiseren. Heb je nog geen boekhoudprogramma? Dan kun je hier GRATIS zzp boekhoudsoftware vergelijken.