Personeel en HR

Als zelfstandig ondernemer weet je vaak veel van je bedrijf en kan het lastig zijn om bepaalde taken uit handen te geven. Naarmate je bedrijf verder groeit kan het echter zo zijn dat je personeel moet aannemen om de groei bij te benen. Zo kan je taken uit handen geven en zelf meer focus leggen op de kerntaken van je onderneming. 

Voor de één komt dit sneller in beeld dan de ander. Feit is dat er veel komt kijken bij het aannemen van personeel. Denk aan de werving, sollicitatiegesprekken, onboarding, betaling, verzekeringen en regelgevingen. We lopen alle onderdelen met je door. 

Wat is HR?

HR staat voor Human Resource, oftewel personeelszaken, en omvat alles wat te maken heeft met de zorg van je personeel. Denk hierbij aan het werven, selecteren, onboarden, belonen en uitbetalen van werknemers. 

Door een HR beleid op te stellen zorg je ervoor dat iedereen in de organisatie weet waar hij of zij aan toe is en wat er van hen verwacht wordt. Denk aan afspraken rondom werkethiek, het periodiek inplannen van functioneringsgesprekken en het vaststellen van opleidingsmogelijkheden. Of het nou gaat om een grote BV of een eenmanszaak met personeel, er komt veel bij kijken en er komt heel wat bij kijken om alles in goede banen te leiden.

Werven en selecteren van personeel

Het werven en selecteren van personeel omvat het hele proces van het in kaart brengen, aantrekken en beoordelen van potentiële werknemers met als doel om geschikte kandidaten te vinden en aan te nemen voor de functie die je open hebt staan. 

Dit is een belangrijke taak, waar je goed de tijd voor moet nemen. Je wil immers een goede medewerker hebben die jouw bedrijf sterker maakt en bijdraagt aan de groei van je bedrijf. 

Hoe selecteer je geschikt personeel? 

Dit begint met het opstellen van duidelijke functieomschrijvingen en functievereisten. Zo krijg je duidelijk in beeld naar wat voor soort medewerker je op zoek bent en wat diegene in ieder geval in huis moet hebben. Denk goed na over de eigenschappen die je wil zien, zoals een hands on mentaliteit. Maar ook of je een fulltimer, parttimer of een interim.

Vervolgens kan je een vacature maken en verspreiden via platforms zoals Indeed of LinkedIn. Als je reacties krijgt kan je de verschillende sollicitanten beoordelen en kijken of er een geschikte match tussenzit die past binnen die functieomschrijving en vereisten die je hebt opgesteld. 

Een match gevonden? Geweldig! Nodig de kandidaat uit voor een sollicitatiegesprek om te beoordelen of de vaardigheden en persoonlijkheid in lijn liggen met wat jij zoekt. Het is erg belangrijk dat er een goede klik is, aangezien je samen veel tijd gaat doorbrengen. Een fijne sfeer, goede communicatie en gedeelde waarden zijn hierbij erg belangrijk. 

Hoe stel je een goed contract op?

Na het vinden van de juiste kandidaat is het belangrijk om duidelijke alle afspraken zoals de werkperiode, de regels en de verloning go vast te leggen. Dit doe je middels het opstellen van een arbeidscontract. Hier staan alle afspraken tussen jou als werkgever en de werknemer vermeld. 

Wat moet er in een arbeidscontract staan? 

In een arbeidscontract moet in ieder geval staan:

✔️ Algemene gegevens van de werkgever en werknemer, zoals de naam en het adres van de werkgever en werknemer. 

✔️ Primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden

Verder bestaat een goed en compleet contract vaak uit:

✔️ Het type arbeidscontract, dit kan variëren van een contract van onbepaalde duur, bepaalde duur, deeltijds, vervangingsovereenkomst of detacheringscontract.

✔️ De startdatum van tewerkstelling.

✔️ Einddatum van het contract (indien aanwezig)

✔️ Het adres en de locatie van tewerkstelling

✔️ Het loon van de werknemer.

✔️ Secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een laptop, een auto van de zaak en andere voordelen.

✔️ De lengte van een eventuele proefperiode.

✔️ De arbeidsregeling en het werkrooster.

Wat zijn belangrijke arbeidsvoorwaarden?

Arbeidsvoorwaarden zijn voorwaarden waaronder een persoon het werk verricht. Er is veelal veel ruimte aan een werkgever en werknemer om zelf onderling te onderhandelen over deze voorwaarden. 

Wel zijn er minimale eisen gesteld aan de arbeidsvoorwaarden. Zo wordt de medewerker beschermd, aangezien de werkgever vaak financieel sterker staat en dus in een betere positie staat tijdens onderhandelingen. 

De primaire arbeidsvoorwaarden die je als werkgever meestal overeen moet komen met een werknemer zijn:

• Hoogte van het salaris
• Werktijden
• Aantal uren
• Aantal vakantiedagen (denk aan bouwvak, schoolvakanties en officiële feestdagen)

Voor de arbeidsvoorwaarden is vaak een minimum vastgesteld. Op deze website van de overheid vind je meer informatie van de gestelde minimums. 

De secundaire arbeidsvoorwaarden komen bovenop de primaire arbeidsvoorwaarden en omvatten bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding, extra verlofdagen of een auto van de zaak. Vaak worden deze arbeidsvoorwaarden bepaald naar ratio van wat er over het algemeen wordt gehanteerd in de branche. Bedrijven proberen het hiermee zo aantrekkelijk mogelijk te maken personeel aan te trekken en te behouden. Zo wordt werk en privé balans bijvoorbeeld steeds belangrijker voor werknemers, dit is een voorbeeld van een trend waar je op in kan spelen bij het werven en behouden van personeel.

Hoe bepaal je het salaris?

Als je iemand aanneemt van 21 jaar of ouder dan ben je verplicht om het wettelijk minimumloon te betalen. Is je medewerker tussen de 15 en 20 jaar oud, dan betaal je het minimumjeugdloon. Vervolgens moet je controleren of je bedrijf onder een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) valt. 

Hierin staan vaak afspraken over minimale salarissen die je moet bieden. Als je dit beide hebt gecontroleerd kan je de salarissen in je branche vergelijken. Bekijk bijvoorbeeld soortgelijke vacatures, vergelijkingswebsites of een branchevereniging. Ook kan je via deze tool makkelijk het bruto loon berekenen. 

Hoe gaat de onboarding en training van nieuwe medewerkers in zijn werk?

Het is zover, je nieuwe werknemer gaat aan de slag bij je bedrijf. Een goed onboardingsproces zorgt ervoor dat medewerkers tevreden en meer betrokken zijn, langer bij je bedrijf blijven en productiever zijn. Om de onboarding goed te laten verlopen is het handig als je een goed onboardingsprogramma hebt liggen. Hoewel de onboarding erg verschilt per bedrijf, zijn er een aantal belangrijke onderwerpen die bij een goede onboarding horen:

Voorbereidingen treffen

Om goed van start te gaan is het belangrijk dat een medewerker zich welkom voelt en zich verbonden voelt met het bedrijf. Dit begint met een goede voorbereiding van jouw kant, je wil ten slotte het goede voorbeeld geven. 

Zorg er daarom voor dat alle administratieve taken zoals contracten, salarisinformatie, belastingformulieren e.d. voor de eerste werkdag zijn geregeld. Ook wil je dat de werkplek klaar is voor gebruik, je de werknemer hebt voorzien van informatie over het bedrijf zodat diegene zich kan inlezen in de cultuur en kan voorbereiden. 

Ten slotte is een welkomstpakket of welkomstkaartje altijd erg leuk ervoor te zorgen dat de werknemer met een goed gevoel begint aan de samenwerking. 

Eerste werkweek

In de eerste week draait alles om de medewerker beter kennis te laten maken met het bedrijf. De eerste werkdag neem je de werknemer over mee doorheen, biedt je ondersteuning aan voor de systemen en tools die er gebruikt worden, wijs je een buddy aan en zorg je voor regelmatige feedback. 

Zo geef je de nieuwe medewerker de juiste handvatten om goed van start te gaan. Een tip is daarnaast om doelen te stellen, zodat de medewerker ergens naar toe kan werken.

Eerste maand

In de eerste maand ligt de focus op verder integratie en ontwikkeling. Ook hier blijft een buddy, goede feedback en het aanbieden van trainingsmogelijkheden belangrijk. Daarnaast wil je ook dat de medewerker zich verbonden voelt met het bedrijf. 

Organiseer daarom een activiteit of een teamuitje, zodat er meer verbinding is. Plan aan het eind van de eerste maand een feedback sessie in om te bespreken hoe diegene zich voelt. 

Na drie maanden

Na drie maanden kunnen beide partijen beter bepalen of de werknemer op de goede plek zit. Houd een tussenevaluatie om te kijken of alle neuzen nog dezelfde kant op wijzen. 

Stuur bij waar nodig en biedt trainingsmogelijkheden om de motivatie en leergierigheid hoog te houden. Net als in de eerste maand, blijft het stellen van doelen nu nog steeds erg belangrijk. 

Hoe draag je kennis goed over? 

Het overdragen van kennis is een belangrijke, maar uitdagende en tijdrovende taak. Een nieuwe medewerker krijgt in de eerste periode dat diegene werkzaam is bij een bedrijf, veel nieuwe dingen over zich heen. 

Het is daarom belangrijk dat de kennis die bij jou als eigenaar of bij een andere werknemer zit, duidelijk, simpel en gestructureerd overgedragen wordt. Dit voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat de kennis beter wordt opgenomen. Lees hier alles over een succesvolle kennisoverdracht op nieuwe medewerkers. 

Het belang van goede personeelsontwikkeling

Het werven en onboarden van een nieuwe medewerker neemt veel tijd en geld in beslag. Als ondernemer wil je daarom dat werknemers zolang mogelijk bij je bedrijf blijven werken. Dit is makkelijker gezegd dan gedaan. Werknemers hebben namelijk in de luxe positie dat overal werk te krijgen is.

Aan jou de taak om het voor de werknemer zo aantrekkelijk mogelijk te maken om bij jouw organisatie te blijven. Dit doe je aan de ene kant door een goed salaris te bieden, maar je wil er ook voor zorgen dat iemand bij je werkt omdat die het leuk vindt, zich verbonden voelt met de organisatie en samen wil groeien. Een strategische personeelsontwikkeling is daarom erg belangrijk om talentvol personeel te behouden en verder te groeien. 

Ook is het belangrijk om de werkvloer goed in de gaten te houden. Hoe voelen de medewerkers zich, zijn ze tevreden, is er niet een te hoge werkdruk? Zo kan je indien nodig op tijd ingrijpen en ervoor zorgen dat je personeelscapaciteit (FTE) in orde blijft.

Wat zijn de wet- en regelgeving rondom personeel (verzekeringen)

Als ondernemer krijg je te maken met diverse wetten en regels wanneer je personeel in dienst neemt. Deze wetgeving is opgesteld om zowel de werkgever als de werknemer te beschermen en te zorgen voor een eerlijk en veilig werkklimaat. Hieronder bespreken we enkele belangrijke aspecten.

Belangrijke wetten voor werkgevers

Het is belangrijk om op de hoogte te zijn van de wetten die van toepassing zijn op werkgevers. Een aantal van de belangrijkste wetten zijn:

1. Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet)
   De Arbowet verplicht werkgevers om te zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving. Denk hierbij aan het voorkomen van arbeidsongevallen, het beperken van gezondheidsrisico’s en het aanbieden van de juiste middelen en beschermingen.

2. Wet minimumloon en minimumvakantiebijslag (WML)
   Als werkgever moet je ten minste het wettelijk minimumloon betalen aan je werknemers. Voor werknemers van 21 jaar en ouder geldt een hoger minimumloon dan voor jongere werknemers.

3. Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)
   Deze wet regelt de balans tussen flexibele en vaste arbeidscontracten. Het zorgt ervoor dat flexibele medewerkers (zoals oproepkrachten) meer zekerheid krijgen en vaste medewerkers meer flexibiliteit.

4. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)
   Als werkgever verwerk je persoonlijke gegevens van je medewerkers. De AVG stelt strikte eisen aan hoe je omgaat met deze gegevens, zoals het beveiligen van persoonsgegevens en het minimaliseren van gegevensverwerking.

5. Ziektewet en Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA)
   Deze wetten regelen de verplichtingen rondom verzuim en arbeidsongeschiktheid. Als een werknemer ziek is, ben je verplicht minimaal twee jaar loon door te betalen en samen met de werknemer aan re-integratie te werken.

Hoe ga je om met een zieke werknemer? 

Als een werknemer ziek wordt, is het belangrijk om een duidelijke procedure te hebben voor de ziekmelding en ben je verplicht tijdens de eerste twee jaar minimaal 70% van het loon door te betalen. 

Samen met de werknemer en een bedrijfsarts stel je een re-integratieplan met de focus op een snelle terugkeer van de medewerker. Als ondernemer biedt je hierin ondersteuning, zoals het aanpassen van de werkplek. 

Tijdens de ziekteperiode houd je regelmatig contact en evalueer je na één jaar de voortgang. Als herstel na twee jaar niet mogelijk blijkt, kan de WIA van toepassing zijn.

Bereid je goed voor op conflicten en juridische kwesties

Hoewel je ze het liefst wil vermijden, kan je soms niet ontkomen aan conflicten op de werkvloer. Het is belangrijk om goed te weten hoe je hiermee om moet gaan, om te voorkomen dat een conflict uitgeroeid tot een groter probleem en eventueel zelfs een juridische kwestie. 

Als werkgever mag je werknemers taken opdragen met de verwachting dat ze deze goed uitvoeren. Indien een werknemer zich binnen de kaders niet houdt aan de gemaakte afspraken dan sta jij natuurlijk in je recht om diegene hier op aan te spreken.
Het kan echter voorkomen dat je als werkgever onredelijke verwachtingen stelt aan je werknemers, bijvoorbeeld als er een ongewenste functiewijziging of overplaatsing wordt voorgesteld. Dit kan leiden tot een conflict. Het is dan goed om te weten hoe je een arbeidsconflict moet oplossen om verdere problemen te voorkomen.