Belastingregels voor een werkruimte of kantoor aan huis

Maak je als ondernemer gebruik van een kantoor aan huis voor bijvoorbeeld een webshop? Dan kan je de kosten die je hiervoor hebt gemaakt wellicht aftrekken van je belastbare inkomen. Om hiervoor in aanmerking te komen moet je volgens de Belastingdienst een zelfstandige werkruimte die je voldoende gebruikt. Hier zitten echter wel wat regels aan verbonden. Let op: de regels verschillen per huur en woon huis. Wij leggen het uit. 

Belangrijkste punten omtrent een kantoor aan huis

• Kosten van een kantoor aan huis zijn enkel aftrekbaar als de ruimte zelfstandig (apart verhuurbaar) is en je er voldoende in werkt (minstens 30% van de inkomsten daar verdiend).
• Voor zzp’ers in een huurwoning is het niet mogelijk om aftrek te krijgen voor een niet zelfstandig werkruimte in de huurwoning.
• Voldoe je aan de eisen? Dan zijn er veel aftrekbare kosten mogelijk, zoals kosten voor internet, inrichting en energie. 

Wanneer is een kantoor aan huis aftrekbaar?

We bespreken eerste de regels voor een kantoor in een eigen woning. Om in aanmerking te komen voor de belastingvoordelen zijn er twee basisregels waar de werkruimte aan moet voldoen. 

Zelfstandige werkruimte: De ruimte moet een zelfstandig onderdeel zijn van de woning. Een kantoor wordt gekenmerkt als zelfstandige werkruimte als het een eigen oprit, sanitair en energievoorziening heeft. Een niet zelfstandige ruimte maakt gebruik van een gedeeld sanitair of energienetwerk. 

Voldoende gebruik: Om de thuiswerkplek aftrekbaar te maken is het daarnaast belangrijk dat er voldoende uren worden doorgebracht ten opzichte van de omzet. Ten minste 30% van de omzet moet verdiend worden in het eigen kantoor aan huis. Indien je ook op een andere locatie een werkplek hebt is dit zelfs 70%. 

Let op: Een werkruimte in een woon- slaap- of zolderkamer wordt in ieder geval niet als kwalificerende werkruimte beoordeeld. Een tot kantoor verbouwde garage met eigen ingang en sanitair komt hier meestal wel voor in aanmerking. 

Wat als de zelfstandige werkruimte niet aan de regels voldoet? 

Is de werkruimte niet zelfstandig genoeg en wordt deze ook niet voldoende gebruikt? Dan mag je de kosten van de werkruimte helaas niet van je belastbare inkomen aftrekken. Wel mag je de btw die je betaalt over de inrichtingskosten in rekening brengen. 

Belangrijk: Apparaten die je nodig hebt voor je werk, zoals laptop, computer, software en hoofdtelefoon zijn wel aftrekbaar als bedrijfskosten.  

Hoe zit het met een werkruimte in huurwoning? 

Sinds 2017 is het voor ondernemers met een huurhuis niet meer mogelijk om aftrek te krijgen voor een niet-zelfstandige werkruimte. Indien je wel voldoet aan de eisen voor een zelfstandige werkruimte, kan je wel in aanmerking komen voor bepaalde aftrekposten. Met de rekenhulp van de Belastingdienst weet je zeker hoe het in jouw situatie zit. 

Als je op een externe locatie een ruimte huurt kan je alle kosten aftrekken van de winst. 

Welke kosten zijn aftrekbaar? 

Als je een kantoor aan huis gaat inrichten komen daar verschillende kosten bij kijken. Sommige kosten zijn aftrekbaar en kan je dus bij het indienen van je Belastingaangifte opgeven. Zo kan je besparen op de inrichting van je werkruimte en belastingvoordelen behalen. Onderstaande kantoorkosten zijn aftrekbaar.

Snel overzicht van alle kantoorkosten die aftrekbaar zijn:

• Huurkosten of tot maximaal 4% van de daadwerkelijke waarde van je thuiskantoor
• Het zakelijke aandeel in je energiekosten
• Kosten voor telefoon en internet, mits deze volledig zakelijk worden gebruikt
• Verzekeringspremies die betrekking hebben op de onderneming
• Huur of afschrijving van het gedeelte van je woning dat je voor je bedrijf gebruikt
• Kosten voor schoonmaak, uitsluitend van de werkruimte
• Uitgaven voor de inrichting van de werkruimte, zoals vloerbedekking, behang, meubels en raambekleding
• Een deel van de hypotheekschuld mag aan je onderneming worden toegerekend

Om al deze kosten goed bij te houden raden wij je aan om een boekhoudprogramma te gebruiken. Zo weet je zeker dat je geen belastingvoordelen mist. Hieronder splitsen we de aftrekbare kosten nog even wat verder uit. 

Kosten die je maakt voor de inrichting van je kantoor

Als je niet aan de net genoemde regels voor een zelfstandige werkruimte voldoet, is het wel mogelijk om de btw van de kosten die je hebt gemaakt voor het inrichten van de werkruimte af te trekken. Stel dat je een slaapkamer omgetoverd hebt tot werkkamer, dan mag je de btw die je hebt betaald op een bureau(stoel) en laptop terugvragen.

Heb je kosten gemaakt duurder dan € 450 en die langer dan een jaar meegaan? Deze moeten dan verdeeld over een aantal worden afgeschreven en kunnen mogelijk investeringsaftrek opleveren. 

Diensten en producten

De kosten die je maakt voor het inhuren van diensten zoals een schoonmaker of een beveiligingsdienst kunnen ook afgetrokken worden. Ook producten zoals schoonmaakproducten, internetpakketten en andere abonnementen kunnen als aftrekbaar beschouwd worden. De voorwaarde is echter dat dit strikt zakelijke kosten zijn. 

Energie kosten

De energie die je gebruikt voor het runnen van je business kunnen ook als aftrekbare kosten worden opgegeven. Hiervoor moet de oppervlakte dat gebruikt wordt gedeeld worden door de totale oppervlakte van de woning. Stel dat je kantoor een oppervlakte heeft van 20 vierkante meter en de totale woning is 200 vierkante meter, dan is 10% van de energiekosten fiscaal aftrekbaar. 

Zonnepanelen

Heb je zonnepanelen op het dak van de werkruimte die los staan van de gewone woonruimte? En verbruikt het kantoor meer dan 10% van de totale oppervlakte? Dan kunnen de zonnepanelen ook beschouwd worden als bedrijfsmiddelen. Wel wordt de opgewekte energie als bedrijfsvermogen geteld en moet je hier weer belasting over betalen. Bekijk dus of dit slim is voor jouw situatie. 

Is een verbouwing van een kantoor aan huis aftrekbaar? 

De kosten van een verbouwing van een kantoor aan huis zijn enkel aftrekbaar als je voldoet aan de gestelde eisen van de Belastingdienst. Het kantoor moet een zelfstandige ruimte zijn die apart verhuurbaar is (met eigen sanitair, oprit en energievoorzieningen). Ook moet je minimaal 30% van je inkomen in de ruimte verdienen en zelfs 70% als je elders nog een werkruimte hebt. 

Voldoe je aan deze eisen? Dan zijn de kosten van een verbouwing van een kantoor aan huis aftrekbaar. 

Kan je een kantoor aan huis verhuren aan derden?

Heb je een zelfstandige werkruimte aan huis die je (tijdelijk) niet gebruikt? Dan mag je deze in sommige gevallen verhuren aan derden. Denk bijvoorbeeld aan een andere zzp’er of kleine onderneming. Echter zitten hier wel strikte voorwaarden en fiscale gevolgen aan vast. 

De Belastingdienst ziet verhuur van een kantoorruimte als een bron van inkomsten. Dit betekent dat je de huurinkomsten in veel gevallen moet opgeven in box 1 (inkomen uit werk en woning), tenzij je de ruimte verhuurt als belegging, dan valt het mogelijk in box 3. Daarbij vervallen ook sommige fiscale voordelen voor eigen gebruik.

Gebruik je het kantoor zelf én verhuur je het deels? Dan wordt het lastiger om kosten af te trekken en moet je een duidelijke splitsing maken tussen zakelijk gebruik en verhuur. Wij raden je aan om de Belastingdienst hierover te bellen voor een sluitend advies. 

Ook kan de gemeente regels stellen, bijvoorbeeld op het gebied van vergunningen of het bestemmingsplan. Contoleer dit dus ook altijd goed. 

Met deze rekenhulp van de Belastingdienst zie je precies wat wel en niet aftrekbare kosten zijn.